Ambulanten Pflegedienst gründen: Schritt für Schritt zur Zulassung – inkl. Kosten & Finanzierung

Inhaltsverzeichnis

• Ambulanten Pflegedienst gründen: Worum es wirklich geht
• SGB XI vs. SGB V: Welche Leistungen Sie anbieten (und abrechnen) dürfen
• Zulassung & Recht: Was zwingend erfüllt sein muss
• PDL/vPfK: Qualifikation, Stunden, Stellvertretung – ohne Mythen
• Personal: Wie viel Team Sie am Anfang realistisch brauchen
• Kosten & Startkapital: Pi mal Daumen – aber logisch gerechnet
• Businessplan: Wann er Pflicht ist und wie er Ihnen Geld spart
• Finanzierung: Eigenkapital, Kredit, Förderungen
• Qualitätsmanagement & Prüfungen: Was der Medizinische Dienst sehen will
• NRW, Bayern, Hamburg: Wo die Praxis je Bundesland anders wird
• Das, was viele Ratgeber weglassen: Abrechnung, Tourenlogik, Führung
• 90-Tage-Fahrplan: Vom Papier zur ersten stabilen Tour
• Kunden gewinnen: ohne „Marketingsprech“, aber mit System
• FAQ
• Fazit
• Quellen

Ambulanten Pflegedienst gründen: Worum es wirklich geht

Wenn Menschen „ambulanten Pflegedienst gründen“ suchen, steckt meistens ein echter Antrieb dahinter. Viele kommen aus der Pflege, haben genug von Chaos und denken: „Ich will es besser machen.“

Das ist ein guter Startpunkt – nur: Sie gründen nicht nur einen „Pflegebetrieb“. Sie gründen einen Leistungserbringer im Sozialrecht. Das ist ein Unterschied, den man am ersten Tag nicht spürt, aber ab Woche drei sehr deutlich.

Plötzlich geht es um Dinge, die im Stationsalltag kaum jemand romantisiert: Verträge, Zulassung, Nachweise, Personaluntergrenzen, Qualifikationen, Abrechnungsvorgaben, Dokumentation. Das ist nicht „Bürokratie um der Bürokratie willen“. Das ist die Spielregel, damit Sie mit Kassen abrechnen dürfen. ^[2]

In unserer Arbeit mit Pflegebetrieben sehen wir dabei ein wiederkehrendes Muster: Wer die Gründung als „Pflege plus bisschen Verwaltung“ plant, rennt in Liquiditätsstress. Wer sie als System aus Versorgung + Organisation + Abrechnung plant, kommt stabiler ins Rollen.

SGB XI vs. SGB V: Welche Leistungen Sie anbieten (und abrechnen) dürfen

Bevor Sie über Personal oder Fahrzeuge sprechen, klären Sie eine Grundfrage: Wollen Sie „Pflegeleistungen“ nach SGB XI anbieten, „häusliche Krankenpflege“ nach SGB V – oder beides?

SGB XI ist die Pflegeversicherung. Hier geht es um Pflegesachleistungen, also klassische ambulante Pflege bei Pflegegrad – typischerweise Grundpflege, hauswirtschaftliche Versorgung, Betreuungsleistungen, je nach Rahmenvertrag und Landeslogik. ^[2]

SGB V ist die Krankenversicherung. Hier geht es um häusliche Krankenpflege (HKP) – also Leistungen, die ärztlich verordnet und von der Krankenkasse genehmigt werden. Der gesetzliche Anspruch steht in § 37 SGB V, die Details regelt die HKP-Richtlinie des G-BA. ^{[5] [7]}

Warum ist diese Unterscheidung so wichtig? Weil Sie je nach Leistung andere Verträge, andere Nachweise und teilweise andere personelle Anforderungen erfüllen müssen. Für SGB XI brauchen Sie die Zulassung über einen Versorgungsvertrag. Für SGB V läuft vieles über Verträge nach § 132a SGB V. ^{[2] [6]}

Zulassung & Recht: Was zwingend erfüllt sein muss

Die Kurzversion: Ohne Versorgungsvertrag dürfen Sie nicht mit Pflegekassen abrechnen. Das steht nicht „in einem Merkblatt“, sondern direkt im Gesetz. ^[2]

In der Praxis bedeutet das: Sie stellen einen Antrag, reichen Unterlagen ein (je nach Bundesland unterschiedlich), und am Ende steht – wenn alles passt – der Versorgungsvertrag. Viele Länder veröffentlichen dafür eigene Seiten inkl. Musterverträgen und Checklisten (Beispiele weiter unten). ^{[11] [12] [13]}

Wenn Sie zusätzlich Behandlungspflege anbieten wollen, kommen Verträge nach § 132a SGB V dazu. Dort wird geregelt, wie häusliche Krankenpflege versorgt, abgerechnet und organisatorisch aufgestellt wird. ^[6]

PDL/vPfK: Qualifikation, Stunden, Stellvertretung – ohne Mythen

Im Sprachgebrauch wird oft alles „PDL“ genannt. Rechtlich ist im SGB XI die verantwortliche Pflegefachperson (vPfK) der zentrale Punkt. Die Anforderungen dafür sind in § 71 SGB XI geregelt. ^[1]

Was in der Realität wichtig ist: Die Kassen prüfen nicht „ob jemand Pflege kann“. Sie prüfen, ob die formalen Voraussetzungen erfüllt sind – Ausbildung, Berufserfahrung und leitungsbezogene Qualifikation sind dabei wiederkehrende Themen. ^[1]

Und dann kommt die zweite Ebene: Bundesländer und Kassenverbände arbeiten mit konkreten Auslegungen in Merkblättern. In Bayern wird zum Beispiel explizit auf Mindestumfang (z. B. mindestens 50% einer Vollzeitkraft) und eine leitungsbezogene Weiterbildung (460 Stunden) hingewiesen – inklusive Nachweislogik. ^[4]

Für SGB-V-Themen (HKP) finden Sie in manchen Ländern zusätzlich sehr konkrete Hinweise zur pflegerischen Leitung – in NRW zum Beispiel mit Vorgaben zur Berufserfahrung in den letzten Jahren und ambulantem Anteil. ^[14]

Personal: Wie viel Team Sie am Anfang realistisch brauchen

Viele Gründer hoffen, am Anfang „zu zweit“ zu starten: eine Pflegefachkraft, eine Hilfskraft – und dann wächst es schon.

Das Problem ist nicht, dass Wachstum unmöglich wäre. Das Problem ist, dass die Zulassungslogik oft eine Mindestorganisation voraussetzt. In Merkblättern (Beispiel Baden-Württemberg) wird sehr konkret von Pflegefachkräften und geeigneten Kräften im Umfang von 3 Vollstellen als Basis gesprochen. ^[3]

Das ist auch aus Betriebssicht logisch: Sie brauchen Urlaubs- und Krankheitsabdeckung, Sie brauchen Tourenstabilität, und Sie brauchen jemanden, der nicht in der Tour steckt, weil sonst Verwaltung/Abrechnung/Kommunikation liegen bleibt.

Die meisten unterschätzen dabei nicht die Pflege. Sie unterschätzen die „unsichtbaren“ Stunden: Telefon, Arztkontakte, Rückfragen, Genehmigungen, Dokumentation, Abrechnung, Korrekturen, Mahnläufe, Personalthemen. Das frisst Zeit – jeden Tag.

Kosten & Startkapital: Pi mal Daumen – aber logisch gerechnet

Startkapital ist im Pflegebereich schwer als „eine Zahl“ zu beantworten, weil Ihr Setup stark variiert: Region, Lohnniveau, Fahrzeugmodell, ob Sie Büro mieten, ob Sie eine Abrechnungskraft einstellen oder extern einkaufen, ob Sie SGB V dazunehmen, wie schnell Sie Patienten gewinnen.

Was man aber seriös machen kann: von den harten Blöcken rückwärts rechnen. Der größte Block ist fast immer Personal.

Zur Orientierung: Im Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit liegen die Vollzeit-Bruttowerte für Pflegeberufe (je nach Berufsausprägung) grob in einem Korridor, der in den Quartilen etwa bei 3.870 € bis 4.849 € liegt. ^[15]

Nehmen wir nur diese Größenordnung und die in Merkblättern genannte Startbasis von drei Vollstellen: ^[3]

Reine Bruttolohnsumme (sehr grob): 3 × 3.870 € = 11.610 € bis 3 × 4.849 € = 14.547 € pro Monat. Dazu kommt Arbeitgeberanteil (Sozialversicherung, Umlagen etc.). Je nachdem, wie Sie aufgestellt sind, landen Sie schnell bei +20–25% auf die Bruttosumme. Das heißt: eher 14.000 € bis 18.000 €+ pro Monat – nur Personal, ohne Fahrzeuge, Büro, Software, Versicherungen.

Und jetzt kommt der Teil, den kaum jemand in Ratgebern konkret ausspricht: Sie haben am Anfang fast nie den Luxus, dass Geld und Aufwand synchron laufen. Sie bauen Patienten und Touren auf, Sie bauen Dokumentation auf, Sie bauen Abrechnung auf – und erst wenn das sauber greift, wird es „ruhiger“.

Deshalb ist meine Daumenregel (nicht als Gesetz, sondern als Schutzgeländer): Planen Sie Liquidität für mehrere Monate Fixkosten. Ob es drei oder sechs sind, hängt von Ihrem Risikoappetit und Ihrem Setup ab. Aber mit „ich habe 10.000 € Rücklage“ wird es in den meisten Fällen eng – einfach weil Pflege ein personalintensives Geschäft ist.

Businessplan: Wann er Pflicht ist und wie er Ihnen Geld spart

Ein Businessplan wird oft als „Bank-Dokument“ gesehen. Das ist zu kurz gedacht.

Wenn Sie finanzieren wollen, ist er natürlich relevant: Zum Beispiel beim ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW, der für Gründer und junge Unternehmen gedacht ist und über Hausbanken läuft. ^[9]

Wenn Sie aus der Arbeitslosigkeit gründen, wird er praktisch ebenfalls zum Muss. Beim Gründungszuschuss brauchen Sie Unterlagen, die die Tragfähigkeit belegen – die Bundesagentur für Arbeit beschreibt den Prozess und die Anforderungen. ^[10]

Aber selbst wenn Sie alles aus Eigenmitteln bezahlen: Ein guter Plan zwingt Sie, drei Dinge festzuzurren, die später teuer werden, wenn sie schwammig sind: (1) Leistungsportfolio (SGB XI / SGB V), (2) Personal- und Tourenlogik, (3) Abrechnungs- und Prozesskette.

Wenn Sie hier sauber sind, vermeiden Sie das klassische Gründerproblem: Sie „laufen“ in der Versorgung gut – und wundern sich drei Monate später, warum das Konto trotzdem weh tut.

Finanzierung: Eigenkapital, Kredit, Förderungen

In der Praxis sehe ich vier Wege, die oft kombiniert werden:

1) Eigenkapital. Der Vorteil: Sie sind schnell. Der Nachteil: Wenn die ersten Monate holpern, fehlt Ihnen Puffer.

2) Bankkredit / KfW-Programme. Beim ERP-Gründerkredit StartGeld sind – je nach konkreter Programmlogik – Finanzierungen bis in den sechsstelligen Bereich möglich. Entscheidend ist nicht „das Programm“, sondern ob Ihr Vorhaben bankfähig dargestellt ist. ^[9]

3) Gründungszuschuss. Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, kann das den privaten Druck in der Anfangszeit reduzieren. Der offizielle Einstiegspunkt ist die Bundesagentur für Arbeit. ^[10]

4) Schrittweiser Aufbau. Das ist kein „Finanzierungsinstrument“, aber ein Risikohobel: Start mit klar abgegrenztem Einzugsgebiet, definierter Zielgruppe, sauberem Angebot – und erst dann erweitern. Damit reduzieren Sie, dass Sie im ersten Jahr an zu vielen Fronten gleichzeitig kämpfen.

Qualitätsmanagement & Prüfungen: Was der Medizinische Dienst sehen will

Qualitätsmanagement klingt nach „Ordner“. In der ambulanten Pflege ist es eher: Wissen Sie, was Sie tun – und können Sie es nachvollziehbar belegen?

Die Prüfungen orientieren sich an Prüfsystematiken (QPR). Der Medizinische Dienst bezieht sich in Berichten explizit auf die QPR (u. a. Teil 1a für ambulante Pflegedienste). ^[16]

Ganz pragmatisch: Wenn Dokumentation, Maßnahmenplanung, Leistungsnachweise und Verantwortlichkeiten nicht zusammenpassen, wird es unbequem – und zwar unabhängig davon, wie engagiert Ihr Team ist.

• Dokumentation, die abrechnungsfähig ist: Was wurde wann, wie und durch wen erbracht – und stimmt das mit dem Auftrag überein?
• Qualifikationen sauber hinterlegt: Wer darf was? (Das ist bei SGB V besonders relevant.)
• Vertretungslogik: Wer übernimmt, wenn Schlüsselpersonen ausfallen?
• Beschwerde- und Verbesserungsprozess: Nicht als „ISO“, sondern als gelebter Ablauf.

NRW, Bayern, Hamburg: Wo die Praxis je Bundesland anders wird

Die gesetzlichen Grundpfeiler sind bundesweit gleich. Die Umsetzung ist es nicht.

Deshalb mein Rat: Holen Sie sich die Unterlagen immer direkt aus Ihrem Bundesland. Hier drei echte Beispiele, damit Sie sehen, wie das in der Praxis aussieht:

NRW: Auf der vdek-Seite finden Sie die Infos zur ambulanten Pflege inkl. Musterverträge. ^[11] Für häusliche Krankenpflege gibt es Merkblätter mit sehr konkreten Anforderungen (u. a. Leitung/Erfahrung). ^[14]

Bayern: Es gibt eine zentrale Übersichtsseite zur Zulassung als ambulanter Pflegedienst inkl. Antragsunterlagen und Verweisen (z. B. Standangaben beim Strukturerhebungsbogen). ^[12] Zusätzlich finden Sie PDF-Zulassungsvoraussetzungen, in denen z. B. Mindestumfang und 460-Stunden-Weiterbildung explizit genannt werden. ^[4]

Hamburg: Auch hier gibt es eine aktuelle Seite zur ambulanten Pflege (inkl. Kontext, wie viele Versorgungsverträge vereinbart sind) sowie eine eigene Seite zur häuslichen Krankenpflege. ^{[13] [17]}

Das, was viele Ratgeber weglassen: Abrechnung, Tourenlogik, Führung

Viele Texte im Netz fokussieren auf „Schritte“: Antrag, Vertrag, Start. Das ist sauber – aber es ist nicht der Punkt, an dem es bei Gründern knallt.

Die kritischen Stellen sind häufig diese drei:

1) Abrechnung ist kein „Backoffice-Thema“. Abrechnung ist Ihr Umsatz. Wenn Leistungsnachweise, Zeiten, Qualifikationen und Verträge nicht sauber zusammenspielen, verlieren Sie Geld – nicht theoretisch, sondern mit jedem Monat, den Sie später „nacharbeiten“.

2) Tourenlogik entscheidet über Marge und Stimmung. In der ambulanten Pflege gewinnen Sie nicht über „mehr Kunden“, sondern über kurze Wege, stabile Einsätze, planbare Übergaben. Das ist die Stelle, an der viele Gründer sich selbst sabotieren: zu großes Gebiet, zu viele Sonderfälle, zu früh zu komplex.

3) Führung ist nicht optional. Gerade am Anfang. Wenn Ausfälle kommen, wenn Angehörige Druck machen, wenn Arztpraxen Rückfragen haben – dann merkt Ihr Team sehr schnell, ob Ihr Betrieb „haltbar“ ist. Das ist kein weiches Thema. Das ist ein knallharter Recruiting- und Bindungsfaktor.

Der Markt gibt Ihnen Rückenwind: Ende 2023 waren in Deutschland knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig, ein großer Teil wird zu Hause versorgt. ^[18]

Das heißt aber nicht, dass „jede Gründung automatisch läuft“. Der Bedarf ist da. Die Frage ist, ob Sie organisatorisch so aufgestellt sind, dass Sie ihn sauber bedienen können.

90-Tage-Fahrplan: Vom Papier zur ersten stabilen Tour

Phase 1 (Woche 1–4): Klarheit, Nachweise, Grundsetup

In dieser Phase entscheiden Sie, ob Sie später entspannter arbeiten – oder dauerhaft „hinterherlaufen“. Sie klären Leistungsportfolio (SGB XI / SGB V), Sie sichern PDL/vPfK und Stellvertretung, Sie bauen die Nachweisstrecke, und Sie organisieren die Abrechnungsvoraussetzungen (z. B. IK-Beantragung, wenn nötig). ^[19]

Phase 2 (Woche 5–8): Tourenaufbau und Prozessdisziplin

Jetzt wird es operativ. Wichtig ist weniger „Tempo“ als Wiederholbarkeit: Aufnahmeprozess, Erstgespräch, Arztkontakt/Genehmigung bei SGB V, Dokumentationsstandard, Leistungsnachweise, Kommunikation mit Angehörigen.

Phase 3 (Woche 9–12): Stabilisieren und nicht zu früh eskalieren

In dieser Phase scheitern viele an Übermut: zu schnell zu viele Patienten, zu großes Einzugsgebiet, zu viele Leistungsarten. Besser ist: Gebiet verdichten, Team stabilisieren, Abrechnung sauber laufen lassen, erst dann erweitern.

Kunden gewinnen: ohne „Marketingsprech“, aber mit System

Die meisten ambulanten Dienste wachsen über drei Quellen: Entlassmanagement, ärztliche Verordnungen (wenn SGB V), und Angehörige, die dringend eine Lösung brauchen.

Was dabei oft unterschätzt wird: Die Entscheidung fällt in Stress. Niemand vergleicht zehn Anbieter „in Ruhe“. Menschen nehmen den Dienst, der erreichbar ist, schnell antwortet und klar erklärt, wie es weitergeht.

Wenn Sie dafür ein einfaches System aufsetzen, sind Sie vielen Mitbewerbern voraus – ohne eine einzige „Werbeanzeige“:

• Erreichbarkeit sichtbar: Telefonzeiten, Rückrufversprechen, klare Anlaufstelle.
• Klare Leistungsbeschreibung: Was leisten Sie – und was nicht?
• Sauberer Aufnahmeprozess: Welche Unterlagen brauchen Sie, welche Schritte kommen danach?
• Regionale Klarheit: Einzugsgebiet nicht „ganz Hamburg“, sondern konkret.

Wenn Sie später wachsen wollen, kann Marketing ein Beschleuniger sein. Aber es ersetzt nicht die Basis. In der Pflege „verkauft“ am Ende immer der Betrieb: Prozesse, Führung, Zuverlässigkeit.

FAQ

Brauche ich zwingend eine PDL/vPfK, wenn ich selbst Inhaber bin?

Sie brauchen die Funktion. Ob Sie sie selbst erfüllen können, hängt davon ab, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen. Die gesetzlichen Anforderungen finden Sie in § 71 SGB XI. ^[1]

Kann ich nur SGB XI machen und SGB V später dazu nehmen?

Ja, das ist ein gängiger Weg. Wichtig ist, dass Sie SGB V nicht „nebenbei“ mitnehmen. HKP ist verordnungs- und genehmigungsgetrieben, und die Detailregeln stehen in der HKP-Richtlinie. ^[7]

Wie beantrage ich ein Institutionskennzeichen (IK)?

Die ARGE IK beschreibt den Antrag und stellt Unterlagen bereit. Der Antrag ist grundsätzlich schriftlich möglich und die Vergabe dient der Abrechnung im Sozialversicherungssystem. ^[19]

Quellen

1. § 71 SGB XI – Pflegeeinrichtungen / verantwortliche Pflegefachperson: Gesetze im Internet
2. § 72 SGB XI – Zulassung zur Pflege durch Versorgungsvertrag: Gesetze im Internet
3. Voraussetzungen / Merkblatt (Beispiel Baden-Württemberg: u. a. 3 Vollstellen, vPfK): vdek (PDF)
4. Zulassungsvoraussetzungen Pflegedienst (Beispiel Bayern: Umfang, 460-Stunden-Weiterbildung etc.): vdek Bayern (PDF)
5. § 37 SGB V – Häusliche Krankenpflege (Anspruch): Gesetze im Internet
6. § 132a SGB V – Versorgung mit häuslicher Krankenpflege (Vertragslogik): Gesetze im Internet
7. G-BA – Häusliche Krankenpflege-Richtlinie (HKP-RL): g-ba.de
8. KfW – ERP-Gründerkredit StartGeld (Merkblatt): kfw.de (PDF)
9. Bundesagentur für Arbeit – Gründungszuschuss beantragen: arbeitsagentur.de
10. vdek NRW – Ambulante Pflege (Übersicht, Musterverträge): vdek NRW
11. vdek Bayern – Ambulante Pflege (Übersicht, Antragsunterlagen): vdek Bayern
12. vdek Hamburg – Ambulante Pflege (Übersicht): vdek Hamburg
13. vdek NRW – Merkblatt Häusliche Krankenpflege (Beispiel Leitungs-/Erfahrungsanforderungen): vdek NRW (PDF)
14. Bundesagentur für Arbeit – Entgeltatlas (Pflegeberufe, Quartile): Entgeltatlas
15. Medizinischer Dienst – Pflegequalitätsbericht (Verweis auf QPR Teil 1a ambulante Pflegedienste): medizinischerdienst.de (PDF)
16. vdek Hamburg – Häusliche Krankenpflege (Übersicht, aktuelle Verträge/PDFs): vdek Hamburg
17. Destatis – 5,7 Mio. Pflegebedürftige Ende 2023: destatis.de
18. ARGE IK – Antrag Institutionskennzeichen (IK): dguv.de