Mitarbeitergewinnung in der Pflege: Das System für planbare Einstellungen (inkl. Förderungen & Warnhinweise)

Inhaltsverzeichnis

• Warum es immer schwieriger wird (und was das für Sie heißt)
• Warum Pflegekräfte gehen (die ehrlichen Gründe)
• Der Denkfehler: „Wir brauchen mehr Bewerbungen“
• Das System: 6 Bausteine, die zusammen funktionieren
• Baustein 1: Angebot & Arbeitgeberbotschaft in Klartext
• Baustein 2: Positionierung (damit Sie nicht nur über Geld konkurrieren)
• Baustein 3: Infrastruktur (Karriereseite, Formular, Tracking)
• Baustein 4: Reichweite (Social, Google, Jobbörsen, Offline)
• Extra: Mitarbeiter werben Mitarbeiter – richtig aufgesetzt
• Baustein 5: Prozess (24h-Regel, Vorqualifizierung, Hospitation)
• Baustein 6: Bindung & Probezeit – der Teil, den fast jeder vergisst
• Förderung Mitarbeitergewinnung Pflege: Was wirklich möglich ist
• Warnung: Die typischen Förder-Fallen & warum das riskant ist
• Einstellungsgarantie: Wie das seriös funktioniert (und wann nicht)
• Aus dem Agenturalltag: 5 Situationen, die Sie wiedererkennen werden
• KPIs: Die 12 Zahlen, die Sie wirklich steuern sollten
• 30-60-90 Tage Plan
• FAQ
• Fazit
• Quellen

Warum es immer schwieriger wird (und was das für Sie heißt)

Sie können die Lage nicht wegdiskutieren. Die Demografie läuft. Punkt.

Das Statistische Bundesamt rechnet – je nach Szenario – bis 2049 mit einer Lücke von 280.000 bis 690.000 Pflegekräften in Deutschland. ^[1]

Und die Bundesagentur für Arbeit nennt Pflege-Berufe seit Jahren als Engpassbereich. ^[2]

Was heißt das für Ihre Mitarbeitergewinnung?

• Stellenanzeigen allein reichen nicht mehr. Wenn Sie „nur veröffentlichen“, werden Sie übersehen.
• Prozess schlägt Budget. Wer langsam ist, verbrennt Geld – egal ob 500€ oder 5.000€.
• Bindung ist Teil der Gewinnung. Wenn Leute nach 3 Monaten wieder weg sind, war das kein Erfolg – das war eine teure Pause.

Warum Pflegekräfte gehen (die ehrlichen Gründe)

Ich bin gelernter Gesundheits- & Krankenpfleger. Ich kenne die Stimmung nach einer Schicht, in der alles zu knapp war: Übergabe zu kurz, Dokumentation nebenbei, Angehörigengespräch „mal eben“, und im Hinterkopf diese Frage: „Habe ich alles sicher gemacht?“

Wenn Sie Mitarbeiter gewinnen wollen, müssen Sie diese Realität benennen. Sonst klingt jede Anzeige wie ein Prospekt.

Aus Gesprächen mit Pflegekräften und aus unserer Arbeit mit Einrichtungen sehen wir die gleichen Muster immer wieder:

• Einspringen wird zur Erwartung. Erst „nur ausnahmsweise“, dann Standard.
• Dienstplan ist nicht planbar. Familienleben? Privatleben? Immer auf Abruf.
• Führung schützt nicht. Keine Rückendeckung bei Konflikten, keine Klarheit im Team.
• Dokumentationsdruck frisst Zeit. „Mach’s sauber, aber mach’s schnell“ – ein Klassiker.
• Teamklima kippt. Wenn Unterbesetzung dauerhaft ist, wird auch der Ton rauer.
• Wertschätzung ist nicht das Problem – Umsetzung ist es. Ein „Danke“ ist nett. Ein stabiler Dienstplan ist Wertschätzung in der Praxis.

Warum ist das so wichtig? Weil Sie Ihre Arbeitgeberbotschaft exakt daran ausrichten müssen. Nicht an „Obstkorb“, sondern an Alltag.

Der Denkfehler: „Wir brauchen mehr Bewerbungen“

Das ist der Satz, den ich am häufigsten höre. Und er ist verständlich.

Aber er führt in die falsche Richtung.

Sie brauchen nicht mehr Bewerbungen. Sie brauchen mehr passende Einstellungen, die bleiben.

Was passiert ohne System (das sehen wir ständig):

• Sie schalten eine Kampagne.
• Es kommen Kontakte rein.
• Niemand fühlt sich zuständig oder es dauert 2–5 Tage bis zum Rückruf.
• Die Guten sind weg. Übrig bleiben „Restkontakte“ – und dann heißt es: „Meta funktioniert nicht.“

Das System: 6 Bausteine, die zusammen funktionieren

Wenn Mitarbeitergewinnung planbar werden soll, brauchen Sie sechs Bausteine. In dieser Reihenfolge.

• 1) Angebot & Botschaft – ein echter Grund zu wechseln, in Klartext.
• 2) Positionierung – wofür stehen Sie als Arbeitgeber (und wofür nicht)?
• 3) Infrastruktur – Karriereseite, 60-Sekunden-Bewerbung, Tracking.
• 4) Reichweite – Social + Google + Jobbörsen + lokale Präsenz.
• 5) Prozess – 24h-Regel, Vorqualifizierung, Hospitation, Entscheidung.
• 6) Bindung – Onboarding & Probezeit messbar machen.

Fehlt ein Baustein, zieht es Ihnen die Ergebnisse nach unten – wie ein Loch im Eimer.

Baustein 1: Angebot & Arbeitgeberbotschaft in Klartext

Pflegekräfte entscheiden selten wegen Ihrer Benefits-Liste. Sie entscheiden wegen einer einzigen Frage:

„Wird mein Alltag besser – oder nur anders stressig?“

So klingt ein gutes Angebot (ohne Marketing-Gelaber)

Ein gutes Angebot besteht aus Regeln, nicht aus Buzzwords. Beispiele:

• Dienstplan-Regel: „Dienstplan steht bis zum X. des Vormonats. Änderungen nur mit Rücksprache.“
• Einspring-Regel: „Einspringen ist freiwillig. Es gibt eine klare Pauschale und Grenzen.“
• Übergabe-Regel: „Feste Übergabezeit ist eingeplant, nicht ‚wenn’s passt‘.“
• Dokumentation: „Wir haben feste Doku-Zeiten/Strukturen – nicht alles nebenbei.“
• Führung: „Konflikte mit Angehörigen werden nicht nach unten delegiert. Leitung schützt das Team.“

Wichtig: Schreiben Sie nur, was Sie halten können. Sonst kaufen Sie sich kurzfristig Bewerbungen – und langfristig schlechte Bewertungen.

Gehalt: Nicht „überdurchschnittlich“, sondern konkret

„Übertariflich“ ist in 2026 ein leeres Wort. Schreiben Sie Spannweiten, Zuschläge, Prämienlogik. Pflegekräfte sind nicht naiv. Sie können rechnen.

• Grundgehalt (Spanne) + Zuschläge transparent
• Einspring-Pauschale (ja/nein und wie hoch)
• Fortbildungsbudget (und ob Freistellung möglich ist)
• Fahrzeit / Tourenplanung im ambulanten Bereich (realistisch beschrieben)

Baustein 2: Positionierung (damit Sie nicht nur über Geld konkurrieren)

„Wir suchen Pflegekräfte“ ist keine Positionierung. Das ist ein Hilferuf.

Positionierung heißt: Sie geben passenden Kandidaten einen Grund, genau Sie zu wählen – und Sie sortieren Unpassende aus.

Die 10-Sekunden-Formel

• Rolle: Wen suchen Sie konkret? (nicht „Pflegekräfte“, sondern z. B. Pflegefachkraft ambulant / stationär / Intensiv / Praxisanleitung etc.)
• Alltagsvorteil: Was wird besser? (Dienstplan, Einspringen, Touren, Teamgröße, Leitung)
• Beweis: Woran merkt man das in Woche 1?

Beispiel:
„Bei uns ist Einspringen nicht Standard, weil wir es über ein fixes Vertretungsmodell lösen. Du merkst das sofort: Dienstplan steht, Ansprechpartner steht, Regeln stehen.“

Baustein 3: Infrastruktur (Karriereseite, Formular, Tracking)

Hier verlieren die meisten. Nicht weil sie es nicht könnten – sondern weil sie es unterschätzen.

Was eine Karriereseite beantworten muss (sonst springen Leute ab)

• Was ist das konkret für ein Job? Schichten/Arbeitszeitmodell, Bereich, Aufgaben.
• Was ist bei Ihnen anders? Dienstplan, Einspringen, Touren, Führung, Teamgröße.
• Wie läuft der Prozess ab? 3 Schritte, klar, kurz.
• Wie schnell melden Sie sich? (und wer ruft an?)
• Wie kann ich mich in 60 Sekunden bewerben? ohne Lebenslaufpflicht.

Auf unserer Seite beschreiben wir z. B. bewusst: Bewerbungen in unter 60 Sekunden – weil alles andere in der Praxis zu viel Reibung ist. ^[3]

60-Sekunden-Bewerbung: die 6 Pflichtfelder

• Name
• Telefon
• Qualifikation (Fachkraft/Helfer/Anerkennung läuft)
• Arbeitszeit-Wunsch (VZ/TZ/Nacht)
• Startzeitpunkt
• PLZ/Ort (für Umkreis-Check)

Mehr brauchen Sie am Anfang nicht. Alles andere klären Sie im Gespräch.

Tracking: Wenn Sie das nicht haben, steuern Sie nicht – Sie hoffen

Minimum, damit Sie aus Bauchgefühl rauskommen:

• Quelle (Meta/Google/Jobbörse/Empfehlung)
• Bewerbung
• Erstkontakt (Zeit bis Rückruf)
• Qualifiziert (ja/nein)
• Gespräch
• Hospitation
• Einstellung
• Probezeit bestanden

Wenn Sie nur bis „Bewerbung“ messen, optimieren Sie auf die falsche Zahl.

Baustein 4: Reichweite (Social, Google, Jobbörsen, Offline)

Jetzt erst reden wir über Kanäle. Weil Kanäle ohne System nur mehr Lärm machen.

Social Recruiting (Meta): So wirkt es nicht wie Werbung

Pflegekräfte reagieren nicht auf Hochglanz. Sie reagieren auf Klartext.

• Hook: Ein Satz, der ein Alltagsproblem löst („Dienstplan steht“, „Einspringen ist freiwillig“, „kleines Team, feste Touren“).
• Beweis: 2–3 Sätze, wie Sie das konkret machen (Regel/SYSTEM).
• Filter: „Nur wenn du X erfüllst“ (Qualifikation, Umkreis, Sprache).
• Call: „1 Minute Bewerbung – wir rufen heute oder morgen an.“

Wichtig: Videos funktionieren in Pflege häufig stark, weil sie Atmosphäre übertragen. Das sagen auch Kundenstimmen auf unserer Seite (z. B. dass Videos die Atmosphäre „korrekt widerspiegeln“). ^[3]

Google: Die aktive Suche gehört Ihnen – oder der Konkurrenz

Google ist kein „Branding“. Google ist: „Ich brauche einen Job. Jetzt.“

Wenn Sie bei Suchanfragen wie „Pflegefachkraft Job + Stadt“ nicht sichtbar sind, schenken Sie der Konkurrenz die heißesten Kandidaten.

• Suchkampagnen auf konkrete Jobbegriffe + Orte
• Karriereseite pro Rolle (nicht alles auf eine Seite quetschen)
• Google Unternehmensprofil pflegen (Bilder, Beiträge, Bewertungen)

Jobbörsen: Ja – aber bitte nicht als einzige Strategie

Jobbörsen können funktionieren. Aber sie lösen selten das Kernproblem: Differenzierung + Prozess.

Wenn Ihre Anzeige austauschbar ist, konkurrieren Sie über Gehalt. Das ist teuer – und oft kurzlebig.

Offline (ja, wirklich): Wenn Sie lokal dominieren wollen

Offline ist nicht „alt“. Offline ist lokal. Und Pflege ist lokal.

• Kooperationen mit Pflegeschulen / Bildungsträgern (Praxisanleitung sichtbar machen)
• Lokale Sichtbarkeit (Vereine, Sponsorings, Gesundheitstage)
• Empfehlungsnetz (Ärzte, Physio, Sanitätshaus, Apotheke)
• Plakat/Bus nur als Zusatz, wenn Ihr digitales System steht

Extra: Mitarbeiter werben Mitarbeiter – richtig aufgesetzt

„Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ ist einer der stärksten Hebel – wenn Sie es sauber aufsetzen. Sonst wird es eine einmalige Aktion, über die man zwei Wochen redet – und dann ist es weg.

Warum Empfehlungen oft besser funktionieren

Empfehlungen bringen häufig Kandidaten, die schon eine realistische Erwartung haben („Wie ist die Leitung wirklich? Wie sind die Dienste?“). Das erhöht Passung.

Auch außerhalb der Pflege gilt: Empfehlungsrecruiting ist ein Klassiker, weil es die Vorauswahl verbessert. ^[7]

Das 7-Punkte-Setup (damit es nicht im Chaos endet)

• 1) Klare Rollen: Für welche Stellen gilt das Programm?
• 2) Klare Prämie: Betrag + Auszahlungstiming (z. B. 50% bei Start, 50% nach Probezeit).
• 3) Klare Regeln: Wer gilt als „geworben“? (z. B. nicht, wenn Person schon im Bewerbungsprozess war.)
• 4) Kommunikation: 1 Seite PDF + Aushang + WhatsApp-Info (kurz).
• 5) Einfacher Meldeweg: Ein Formular oder eine feste WhatsApp-Nummer.
• 6) Feedback-Loop: Wer hat geworben? Status-Updates (sonst stirbt Motivation).
• 7) Sichtbarkeit: Monatlich erinnern, Erfolge teilen (ohne peinlich zu werden).

Baustein 5: Prozess (24h-Regel, Vorqualifizierung, Hospitation)

Wenn Sie hier stark sind, können Ihre Anzeigen mittelmäßig sein – und Sie stellen trotzdem ein.

Die 24-Stunden-Regel

Eine Bewerbung ist oft ein kurzer Moment: nach der Schicht, genervt, leer, „ich kann nicht mehr“.

Wenn Sie erst in zwei Tagen anrufen, ist die Person wieder im Autopilot – oder schon im nächsten Gespräch.

• Ziel: Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden.
• Besser: innerhalb von 4 Stunden (Realität: dann ist die Show-Rate höher).
• Wichtig: Zuständigkeit festlegen. „Macht die PDL nebenbei“ ist in 2026 meistens ein Wunschtraum.

Vorqualifizierung: 10 Minuten, die Ihnen Wochen sparen

Vorqualifizierung ist kein Misstrauen. Es ist Respekt vor Zeit – Ihrer und der Kandidaten.

• Qualifikation: Fachkraft? Helfer? Anerkennung?
• Arbeitszeit: VZ/TZ/Nacht? Wunsch-Wochenenden?
• Bereich: ambulant/stationär/Intensiv?
• Mobilität: Führerschein? Umkreis?
• Start: Kündigungsfrist/Wechselwunsch?

Hospitation/Probeschicht: Der unterschätzte Abschluss

Viele reden sich im Vorstellungsgespräch den Mund fusselig. Und wundern sich, dass es nicht greift.

Eine gut organisierte Hospitation macht mehr als 20 Minuten „wir sind ein tolles Team“.

• Fixe Slots (z. B. Dienstag 10–12 Uhr)
• Klare Begleitung (wer nimmt die Person mit?)
• Mini-Feedback am Ende (beidseitig)
• Next Step direkt festmachen (Termin/Vertrag/Entscheidung)

Baustein 6: Bindung & Probezeit – der Teil, den fast jeder vergisst

Ich sage es hart, weil es stimmt:

Wenn Sie nach 3 Monaten wieder suchen, war Recruiting nicht erfolgreich. Dann haben Sie nur eingestellt – und wieder verloren.

Warum Bindung die beste Mitarbeitergewinnung ist

Jede Kündigung kostet Sie doppelt:

• Kosten (Anzeigen, Zeit, Ausfälle, Leiharbeit)
• Stimmung (das Team sieht: „Es ändert sich nichts.“)

Probezeit steuern: 6 simple Hebel

• Tag 1 Plan: Wer begrüßt? Wer erklärt was? Wo sind Unterlagen?
• Woche 1 Check-In: 15 Minuten, klare Fragen („Was war unklar? Was nervt schon?“)
• Woche 4 Feedback: Erwartung abgleichen (beidseitig!)
• Mentor statt „frag halt irgendwen“
• Team-Regeln klar (Kommunikation, Verantwortungen, Doku)
• Leitung sichtbar (nicht nur im Büro)

Förderung Mitarbeitergewinnung Pflege: Was wirklich möglich ist

Ja: Es gibt Förderungen. Und ja: Sie können darüber sinnvolle Maßnahmen finanzieren.

Aber: Viele im Markt werfen „Förderung“ und „Marketingbudget“ in einen Topf. Genau da wird es gefährlich.

Wichtiger Hinweis vorab

Das hier ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Förderprogramme haben Bedingungen. Sprechen Sie im Zweifel mit Steuerberatung/Anwalt und lesen Sie die Richtlinien selbst.

1) §8 Abs. 7 SGB XI: Förderung zur besseren Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf

Hier geht es um Maßnahmen, die Arbeitsbedingungen verbessern – nicht um „wir schalten Anzeigen“.

Der GKV-Spitzenverband beschreibt das Thema und die Ausrichtung der Förderung (Vereinbarkeit Pflege/Familie/Beruf). ^[4]

Praxisnah gedacht: Förderfähig sind häufig Dinge wie Strukturen/Angebote, die Mitarbeitende entlasten (z. B. organisatorische Maßnahmen, Betreuungsangebote – je nach Richtlinie/Region). ^[5]

2) §8 Abs. 8 SGB XI: Digitalisierung in der Pflege

Es gibt Förderansätze zur Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen – auch hier: Richtlinien lesen, sauber beantragen.

Eine verständliche Übersicht findet man z. B. bei der AOK zur Digitalisierung nach §8 Abs. 8 SGB XI. ^[6]

Warum ist das relevant für Mitarbeitergewinnung? Weil Digitalisierung und gute Prozesse die Arbeit oft messbar erleichtern. Und genau das ist am Ende eine Arbeitgeberbotschaft, die wirkt: „Wir haben Struktur. Wir versaufen nicht im Chaos.“

3) Weiterbildung & Qualifizierung: Bundesagentur für Arbeit

Wenn Sie Mitarbeitende weiterqualifizieren oder Quereinsteiger/Teilqualifikationen unterstützen wollen, gibt es Fördermöglichkeiten über die Bundesagentur für Arbeit. ^[8]

Für die Pflege existieren auch spezifische Informationen/Materialien zur Beschäftigtenförderung. ^[9]

Das ist nicht „nur Weiterbildung“. Das ist Bindung. Und Bindung ist die günstigste Form der Mitarbeitergewinnung.

Warnung: Die typischen Förder-Fallen & warum das riskant ist

Ich sage es bewusst deutlich, weil ich es zu oft sehe:

Red Flags bei „Förder-Agenturen“

• „Das ist safe, da gab’s noch nie Probleme“ – ohne, dass man Ihre Situation geprüft hat.
• „Sie zahlen nichts, das läuft über Förderung“ – aber im Vertrag steht: Sie sind Antragsteller und tragen das Risiko.
• „Wir machen Social Ads / Recruiting“ und verkaufen das als Fördermaßnahme, ohne klare Richtlinienbasis.
• Keine Transparenz über Richtlinie, Fördergeber, Nachweise, Verwendungsnachweis.
• Druck im Verkauf („nur noch heute“, „Budget ist gleich weg“).

Warum das so gefährlich ist

Fördermittel sind kein Geschenk ohne Bedingungen. Es gibt Anforderungen, Nachweise, Zweckbindung. Und wenn später geprüft wird und etwas nicht passt, dann kann das Thema schnell „Rückforderung“ heißen.

Mein Rat in Klartext:

• Lesen Sie die Richtlinie selbst. Nicht nur die Folien der Agentur.
• Bestehen Sie auf schriftlicher Zweckzuordnung. „Welche Textstelle deckt diese Leistung?“
• Prüfen Sie die Haftung. Wer trägt das Risiko bei Rückforderung?
• Holen Sie Steuerberatung/Anwalt dazu, wenn Summen relevant sind.

Förderung kann sinnvoll sein – aber nur sauber. Alles andere ist kein „Trick“, sondern Risiko.

Einstellungsgarantie: Wie das seriös funktioniert (und wann nicht)

Wir arbeiten seit Jahren in diesem Markt. Und ich kann Ihnen sagen: Eine pauschale „Garantie“ ohne Definition ist unseriös.

Auf unserer Seite sprechen wir offen von Einstellungs-Garantie. ^[3]

Damit das sauber ist, braucht es Klarheit. Genau deshalb definieren wir bei Neukunden in der ersten Kampagne gemeinsam, was „Einstellung“ konkret heißt und welche Rahmenbedingungen gelten.

Was eine seriöse Einstellungsgarantie immer enthält

• Ein klares Zielprofil: z. B. Pflegefachkraft (examin.), Umkreis X km, gewünschtes Stundenmodell.
• Ein klarer Zeitraum: z. B. Testkampagne über X Wochen/Monate.
• Ein klarer Prozess: Wer ruft an? In welcher Zeit? Welche Schritte folgen?
• Ein klarer Leistungsumfang: Was wird geliefert (Creatives, Landingpage, Tracking, Optimierung)?
• Ein klarer Mitwirkungsanteil: Ohne Rückrufgeschwindigkeit, Termin-Slots und Entscheidungsfähigkeit gibt es keine Planbarkeit.

Warum wir das so machen (und warum das für Sie gut ist)

Es gibt Betriebe, denen hilft eine schnelle Social-Kampagne sofort – weil Angebot, Team und Leitung stimmen, nur die Sichtbarkeit fehlt.

Und es gibt Betriebe, bei denen würde eine schnelle Kampagne nur eins tun: Sie würde den Schmerz sichtbarer machen. Warum? Weil der Engpass nicht „Bewerbungen“ ist, sondern Alltag/Prozess/Führung.

Eine sauber definierte Garantie hat deshalb einen versteckten Vorteil: Sie zwingt beide Seiten, die Realität zu akzeptieren – und ehrlich zu arbeiten. Auf Augenhöhe.

Wann eine Kampagne nicht „mal eben“ hilft

• Wenn Ihr Angebot nicht konkurrenzfähig ist (nicht nur Geld – vor allem Dienstplan/Struktur).
• Wenn Sie langsam reagieren (mehr als 24–48 Stunden).
• Wenn Entscheidungen ewig dauern (3 Wochen „wir melden uns“).
• Wenn die Probezeitquote schlecht ist (dann ist das Problem tiefer).

Aus dem Agenturalltag: 5 Situationen, die Sie wiedererkennen werden

Damit das hier nicht theoretisch bleibt, ein paar Situationen aus unserem Alltag. Ohne Namen. Ohne Schönreden. Genau so, wie es ist.

Situation 1: „Wir hatten schon Bewerbungen – aber keiner ist gekommen“

In 80% der Fälle liegt es nicht am Kanal. Es liegt daran, dass niemand innerhalb von 24 Stunden reagiert. Oder dass der Erstkontakt nach „Smalltalk“ klingt und nicht nach Klarheit.

• Fix: Rückruf-Slots + 10-Minuten-Vorqualifizierung + klare Next Steps.
• Ergebnis: Weniger Gespräche, aber bessere. Und plötzlich wird eingestellt.

Situation 2: „Unsere Werbung bringt nur Helfer, keine Fachkräfte“

Das passiert, wenn die Botschaft „zu breit“ ist. Dann fühlen sich alle angesprochen – und Sie bekommen am Ende viele Unpassende.

• Fix: Rollen trennen (eigene Seite + eigene Creatives) und Filter einbauen.
• Ergebnis: Weniger Bewerbungen, bessere Passung.

Situation 3: „Wir sind ländlich, hier gibt’s niemanden“

Das stimmt manchmal. Oft stimmt es nicht. Oft sind Leute da – aber sie sehen Sie nicht oder glauben, es ist „bei Ihnen genauso schlimm wie überall“.

Auf unserer Seite zeigen wir z. B. Fälle, in denen über Social Recruiting in kurzer Zeit viele Bewerbungen und Einstellungen möglich waren – teilweise 120+ Bewerbungen und 10 Einstellungen in 6 Wochen. ^[3]

Was dahinter steckt, ist kein Zauber. Es ist: ehrliche Botschaft + saubere Infrastruktur + Geschwindigkeit.

Situation 4: „Wir wollen Förderung nutzen – aber bitte ohne Risiko“

Gute Einstellung. Förderung kann helfen – wenn sie zu den Richtlinien passt. Sobald jemand versucht, Marketingmaßnahmen als „Förderung“ zu verkaufen, wird es riskant. Hier hilft nur: Richtlinie lesen, Zweckbindung prüfen, Haftung klären. ^[4]

Situation 5: „Wir brauchen jemanden sofort“

Dann ist Speed alles. Und ja: Man kann mit Kampagnen schnell Impuls erzeugen. Aber „sofort“ funktioniert nur, wenn intern jemand Termine vergibt, Gespräche führt und Entscheidungen trifft.

KPIs: Die 12 Zahlen, die Sie wirklich steuern sollten

Sie brauchen kein KPI-Theater. Sie brauchen Steuerbarkeit.

• Kontaktzeit (Median): Ziel: <24h, besser <4h
• Qualifizierungsquote: Wie viele Bewerbungen sind grundsätzlich passend?
• Show-Rate Gespräch: Ziel: >70%
• Show-Rate Hospitation: Ziel: >60%
• Einstellungsquote: Gespräche → Einstellungen
• Time-to-Hire: Bewerbung → Vertrag (Ziel: Tage, nicht Wochen)
• Kosten pro Einstellung: nicht Kosten pro Bewerbung
• Kanal-Anteil Einstellungen: Woher kommen die Mitarbeiter wirklich?
• Probezeit-Quote: Wie viele bleiben nach 6 Monaten?
• Fluktuation 12 Monate: Wer geht – und warum?
• Empfehlungsquote: Wie viele Einstellungen kommen aus „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“?
• Bewertungs-Signal: Kununu/Google – Trend, nicht nur Durchschnitt

30-60-90 Tage Plan

Tag 1–30: Fundament

• Angebot in Klartext formulieren (Dienstplan/Einspringen/Führung/Doku-Struktur).
• Karriereseite + 60-Sekunden-Bewerbung + Tracking live.
• 24h-Regel operationalisieren (Zuständigkeit, Slots, Reminder).
• „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ aufsetzen (Regeln + Prämie + Meldeweg).

Tag 31–60: Pipeline

• Social Kampagnen starten (mind. 2–3 Creatives).
• Google-Kampagnen für aktive Suche aufsetzen (Rollen + Orte).
• Hospitation als Standard-Prozess einführen (Slots + Begleitung).

Tag 61–90: Skalierung

• Kanal-Mix nach Einstellungen priorisieren (nicht nach Klicks).
• Vorqualifizierung verschärfen (Qualität hochziehen).
• Onboarding/Probezeit messbar machen (Bindung = echte Rendite).

FAQ

Wie schnell kann ich in der Pflege realistisch einstellen?

Wenn Angebot, Infrastruktur und Prozess stehen, geht es schnell. Wenn eines davon fehlt, ist alles langsam – egal wie viel Budget Sie ausgeben.

Was ist besser: Social oder Google?

Social erzeugt Impuls. Google fängt aktive Sucher ab. Wer nur eins macht, lässt Potenzial liegen.

Kann ich Mitarbeitergewinnung in der Pflege fördern lassen?

Es gibt Förderprogramme, aber die sind zweckgebunden. Lesen Sie die Richtlinien (z. B. Vereinbarkeit nach §8 Abs.7 SGB XI) und lassen Sie sich nicht von pauschalen Versprechen blenden. ^[4]

Funktioniert „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ wirklich?

Ja – wenn es ein System ist (Regeln, Prämie, Timing, Kommunikation). Sonst ist es nur eine Aktion.

Quellen

1. Destatis – Pflegekräftevorausberechnung (Lücke bis 2049): Pressemitteilung
2. Bundesagentur für Arbeit – Engpass/Überblick Fachkräftebedarf: Statistikportal
3. Wolfram Digital – Referenzen, Kennzahlen, Kundenstimmen & Hinweis „Einstellungs-Garantie“: Startseite
4. GKV-Spitzenverband – Förderung nach §8 Abs. 7 SGB XI (Vereinbarkeit Pflege/Familie/Beruf): Übersicht
5. DAK – Erläuterung zur Förderung nach §8 Abs. 7 SGB XI (Vereinbarkeit, Pflegeeinrichtungen): Info
6. AOK – Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen (§8 Abs. 8 SGB XI): Übersicht
7. KOFA (Institut der deutschen Wirtschaft) – Überblick/Ansätze zu Mitarbeiterempfehlungen: Artikel
8. Bundesagentur für Arbeit – Förderung der beruflichen Weiterbildung Beschäftigter: Übersicht
9. Bundesagentur für Arbeit – Flyer „Beschäftigtenförderung in der Pflege“ (PDF): PDF