Recruiting in der Pflege: So gewinnen Sie planbar Pflegekräfte

Inhaltsverzeichnis

• Warum Pflege-Recruiting härter wird
• Was Pflegekräfte wirklich nervt (und warum das wichtig ist)
• Der Denkfehler, der jeden Monat Geld kostet
• Das Recruiting-System in 5 Bausteinen
• Baustein 1: Angebot, das nicht nach „Obstkorb“ klingt
• Baustein 2: Positionierung, die Auswahl erzeugt
• Baustein 3: Infrastruktur (Karriereseite, Formular, Tracking)
• Baustein 4: Reichweite (Social, Google, Jobbörsen)
• Baustein 5: Prozess (24h-Regel, Vorqualifizierung, Hospitation)
• Sofort nutzbar: 6 Mini-Scripts für Anruf & WhatsApp
• KPIs: Die 9 Zahlen, die Sie wirklich steuern sollten
• Recruiting-Agentur Pflege: 10 Fragen, die entlarven
• Recruiting Pflege Ausland: Wann es Sinn macht (und wann nicht)
• 30-60-90 Tage Plan
• FAQ
• Fazit
• Quellen

Warum Pflege-Recruiting härter wird

Es wird nicht besser, wenn Sie „noch ein bisschen warten“. Die Demografie läuft. Punkt.

Das Statistische Bundesamt rechnet bis 2049 – je nach Szenario – mit einer Lücke von 280.000 bis 690.000 Pflegekräften. ^[1]

Und die Bundesagentur für Arbeit weist regelmäßig auf Engpässe bei Fachkräften hin – Pflege ist hier ein Dauerbrenner. ^[2]

Was heißt das für Sie? Ganz simpel:

• Sie konkurrieren nicht mit „dem Markt“. Sie konkurrieren mit den Arbeitgebern im Umkreis, die schneller sind.
• Jeder Monat ohne System ist ein Monat, in dem Sie Fluktuation finanzieren.

Was Pflegekräfte wirklich nervt (und warum das wichtig ist)

Wenn Sie Recruiting machen, aber den Alltag nicht benennen, klingt Ihre Anzeige wie ein Prospekt. Pflegekräfte scannen sofort: „Verkauft mir hier jemand Träume?“

Hier sind die Themen, die in Gesprächen fast immer kommen – weil sie echten Schmerz auslösen:

• Einspringen ohne Ende. Heute „kurz helfen“, morgen Standard.
• Dienstplan, der jede Woche wackelt. Familienleben? Vergessen.
• Übergaben, die zu knapp sind. Dann machen Sie Fehler – und tragen es im Kopf nach Hause.
• Dokumentation unter Zeitdruck. „Mach schnell, aber mach korrekt“ – ja klar.
• Führung, die nicht schützt. Keine Rückendeckung bei Angehörigenstress, keine Klarheit im Team.

Recruiting beginnt genau hier. Nicht bei „Wir sind ein junges Team“. Sondern bei: „Wir lösen diese Punkte konkret so.“

Der Denkfehler, der jeden Monat Geld kostet

Der Denkfehler ist immer derselbe:

„Wir brauchen mehr Bewerbungen.“

Nein. Sie brauchen mehr passende Gespräche – und am Ende mehr passende Einstellungen, die bleiben.

Was passiert in der Realität ohne System?

• Sie kaufen Reichweite.
• Sie bekommen Kontakte.
• Sie reagieren zu langsam oder unstrukturiert.
• Die Guten sind weg, die Unpassenden bleiben übrig.

Und dann kommt der Satz, der alles rechtfertigt: „Der Markt ist halt schwierig.“

Der Markt ist schwierig – aber Ihr Prozess ist oft das größere Problem.

Das Recruiting-System in 5 Bausteinen

Wenn Sie planbar einstellen wollen, brauchen Sie fünf Bausteine. In dieser Reihenfolge.

• 1) Angebot – ein echter Grund zu wechseln
• 2) Positionierung – klare Aussage, für wen Sie gut sind (und für wen nicht)
• 3) Infrastruktur – Bewerbungsstrecke + Tracking
• 4) Reichweite – Social + Google + ggf. Jobbörsen
• 5) Prozess – Speed + Vorqualifizierung + Hospitation + Entscheidung

Wenn einer der Bausteine fehlt, zieht es Ihnen die Ergebnisse nach unten. Wie ein Loch im Eimer.

Baustein 1: Angebot, das nicht nach „Obstkorb“ klingt

Pflegekräfte entscheiden nicht wegen Ihrer Benefits-Liste. Sie entscheiden wegen einer Frage:

„Wird mein Alltag besser – oder nur anders schlimm?“

So formulieren Sie ein Angebot, das glaubwürdig ist

Vergessen Sie Buzzwords. Schreiben Sie stattdessen Regeln und Realität. Beispiele:

• Dienstplan: „Dienstplan steht bis zum X. des Vormonats. Änderungen nur mit Rücksprache.“
• Einspringen: „Einspringen ist freiwillig. Es gibt eine feste Einspring-Pauschale und klare Grenzen.“
• Übergabe: „Es gibt eine feste Übergabezeit. Die ist eingeplant, nicht ‚wenn’s passt‘.“
• Entlastung: „Wir haben feste Ansprechpartner, damit nicht jeder alles macht.“

Wichtig: Wenn Sie es nicht halten können, schreiben Sie es nicht. Das fällt Ihnen sonst auf die Füße – und zwar als Kununu/Google-Bewertung.

Baustein 2: Positionierung, die Auswahl erzeugt

„Wir suchen Pflegekräfte“ ist keine Positionierung. Das ist ein Hilferuf.

Positionierung bedeutet: Sie geben Kandidaten einen Grund, genau Sie zu wählen – und Sie sortieren gleichzeitig aus.

Die 10-Sekunden-Formel

• Rolle: Wen suchen Sie konkret? (nicht „Pflegekräfte“, sondern Pflegefachkraft ambulant, stationär, Intensiv, etc.)
• Alltagsvorteil: Was wird besser?
• Beweis: Woran merkt man das?

Beispiel (sauber):
„Bei uns arbeitest du mit planbaren Diensten, weil wir Einspringen über ein festes System lösen. Du merkst das in Woche 1 – Dienstplan steht, Ansprechpartner steht.“

Das ist nicht „sexy“. Das ist überzeugend.

Baustein 3: Infrastruktur (Karriereseite, Formular, Tracking)

Hier verlieren die meisten. Nicht weil sie dumm sind – sondern weil sie es unterschätzen.

Was eine Karriereseite in der Pflege beantworten muss

• Was ist das konkret für ein Job? (Schichten/Arbeitszeitmodell, Station/Bereich, Aufgaben)
• Was ist bei Ihnen anders? (Dienstplan, Teamstruktur, Führung, Belastung)
• Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? (3 Schritte, klar, kurz)
• Wie schnell melden Sie sich? (24h – und wer?)
• Wie kann ich mich in 60 Sekunden bewerben? (ohne Lebenslaufpflicht)

60-Sekunden-Bewerbung: die 5 Pflichtfelder

• Name
• Telefon
• Qualifikation (Fachkraft/Helfer/Anerkennung läuft)
• Arbeitszeit-Wunsch (VZ/TZ/Nacht)
• Startzeitpunkt

Mehr brauchen Sie am Anfang nicht. Alles andere klären Sie im Gespräch.

Tracking: Was Sie mindestens messen müssen

Wenn Sie nicht wissen, welche Quelle Einstellungen bringt, steuern Sie nicht – Sie hoffen.

Minimum: Quelle → Bewerbung → Gespräch → Einstellung. (Nicht: Klicks und Bauchgefühl.)

Baustein 4: Reichweite (Social, Google, Jobbörsen)

Jetzt erst reden wir über Kanäle. Weil Kanäle ohne System nur mehr Lärm machen.

Social Recruiting Pflege: So wirkt es nicht wie „Werbung“

Pflegekräfte reagieren nicht auf Hochglanz. Sie reagieren auf Klartext.

• Hook: „Kein Einspringen als Standard. Dienstplan steht. Punkt.“
• Beweis: kurze Erklärung des Systems (2–3 Sätze)
• Filter: „Nur wenn du X erfüllst.“ (Qualifikation, Bereich, Sprache, Umkreis)
• Call: „1 Minute Bewerbung – wir rufen heute oder morgen an.“

Google: Die aktive Suche gehört Ihnen – oder der Konkurrenz

Google ist kein „Branding“. Google ist: „Ich brauche einen Job. Jetzt.“

Wenn Sie sehen wollen, wie niedrigschwelliger Kontakt öffentlich kommuniziert wird: Beim Klinikum Braunschweig wird z. B. Kontakt via WhatsApp genannt und ein Hospitationstag beworben. ^[3]

Jobbörsen: Ja – aber bitte nicht als einzige Strategie

Jobbörsen können funktionieren. Aber sie lösen selten das Kernproblem: Differenzierung und Prozess.

Wenn Ihre Anzeige austauschbar ist, konkurrieren Sie über Gehalt. Das ist teuer – und oft kurzlebig.

Baustein 5: Prozess (24h-Regel, Vorqualifizierung, Hospitation)

Wenn Sie hier stark sind, können Ihre Anzeigen mittelmäßig sein und Sie stellen trotzdem ein.

Die 24-Stunden-Regel

Eine Bewerbung ist oft ein kurzer Moment: nach der Schicht, genervt, leer, „ich kann nicht mehr“.

Wenn Sie erst in zwei Tagen anrufen, ist die Person wieder im Autopilot – oder schon im nächsten Gespräch.

Vorqualifizierung: 10 Minuten, die Ihnen Wochen sparen

• Qualifikation: Fachkraft? Helfer? Anerkennung?
• Arbeitszeit: VZ/TZ/Nacht? Wunsch-Wochenenden?
• Bereich: ambulant/stationär/Intensiv/DAU?
• Mobilität: Führerschein? Umkreis?
• Start: Kündigungsfrist/Wechselwunsch?

Hospitation/Probeschicht: Der unterschätzte Abschluss

Viele reden sich den Mund fusselig im Vorstellungsgespräch. Und wundern sich, dass es nicht greift.

Eine gut organisierte Hospitation macht mehr als 20 Minuten „wir sind ein tolles Team“.

Sofort nutzbar: 6 Mini-Scripts für Anruf & WhatsApp

Script 1: Erste WhatsApp nach Bewerbung (max. 20 Sekunden lesen)

„Hallo [Name], hier ist [Ansprechpartner] von [Einrichtung]. Danke für deine Bewerbung. Ich würde kurz 10 Minuten mit dir sprechen (Qualifikation/Arbeitszeit/Start). Passt dir heute 17:30 oder morgen 10:00?“

Script 2: Rückruf – Einstieg ohne Smalltalk

„Hi [Name], ich halte es kurz: Ich stelle dir drei Fragen und dann sage ich dir direkt, ob das bei uns passt.“

Script 3: Filterfrage, ohne unfreundlich zu wirken

„Nur damit wir keine Zeit verbrennen: Suchst du eher Tagdienst oder Nacht? Und wie viele Stunden?“

Script 4: Einwand „Ich schaue nur mal“

„Verstehe ich. Dann lass uns trotzdem 10 Minuten sprechen. Du musst heute nichts entscheiden. Ich will nur prüfen, ob es grundsätzlich matcht.“

Script 5: Hospitation anbieten

„Wenn du willst, machen wir es einfach: 2 Stunden Hospitation. Danach weißt du, ob du dir das vorstellen kannst.“

Script 6: Abschluss mit klarer Next Step

„Okay. Nächster Schritt: Dienstag 15:30 Gespräch bei uns. Ich schicke dir gleich die Adresse und eine kurze Info, wer dich empfängt.“

KPIs: Die 9 Zahlen, die Sie wirklich steuern sollten

Sie brauchen kein KPI-Theater. Sie brauchen Steuerbarkeit.

• Kontaktzeit (Median): Ziel: unter 24h, besser unter 4h
• Qualifizierungsquote: Wie viele Bewerbungen sind grundsätzlich passend?
• Show-Rate Gespräch: Ziel: >70%
• Show-Rate Hospitation: Ziel: >60%
• Einstellungsquote: Gespräche → Einstellungen
• Time-to-Hire: Bewerbung → Vertrag (Ziel: Tage, nicht Wochen)
• Probezeit-Quote: Ziel: so hoch wie möglich – das ist die Wahrheit
• Kosten pro Einstellung: nicht Kosten pro Bewerbung
• Kanal-Anteil Einstellungen: Woher kommen die Mitarbeiter wirklich?

Recruiting-Agentur Pflege: 10 Fragen, die entlarven

• Wer schreibt die Arbeitgeberbotschaft? Oder wird nur „wir suchen dich“ recycelt?
• Wer baut die Bewerbungsstrecke? (Landingpage/Formular/Tracking)
• Wie wird vorqualifiziert? (Fragen, Prozess, Terminführung)
• Wie wird Speed abgesichert? (Wer ruft wann zurück?)
• Welche KPIs werden reportet? (Einstellungen, Probezeit – oder nur Klicks?)
• Wie wird Ghosting reduziert? (Reminder/Termin-System)
• Wie wird Content/Creative produziert? (echt statt Stock)
• Wie oft wird optimiert? (wöchentlich statt „laufen lassen“)
• Wie wird Google abgedeckt? (aktive Suche)
• Was passiert nach Monat 1? (Skalierung, Tests, Prozessfeinschliff)

Recruiting Pflege Ausland: Wann es Sinn macht (und wann nicht)

Internationales Recruiting kann funktionieren. Aber nicht als „Dienstplan-Feuerlöscher“.

Ein öffentliches Referenzprogramm ist Triple Win (BA/ZAV) – dort wird das Programm beschrieben. ^[4]

Wann es Sinn macht

• Sie haben Mentoren und echte Integrationszeit.
• Sie haben Sprachstruktur – nicht „nebenbei“.
• Sie können Einarbeitung sauber planen.

Wann Sie es lassen sollten

• Sie brauchen nächste Woche jemanden „auf Tour“ oder „am Bett“.
• Ihr Team ist schon am Limit.
• Sie haben keine Kapazität für Anerkennungs- und Integrationsprozesse.

30-60-90 Tage Plan

Tag 1–30: Fundament

• Rolle festlegen + Angebot in Klartext formulieren (Dienstplan/Einspringen/Führung).
• Landingpage + 60-Sekunden-Bewerbung + Tracking live.
• 24h-Regel operationalisieren (Zuständigkeit, Slots, Reminder).

Tag 31–60: Pipeline

• Social Kampagnen starten (mind. 2–3 Creatives).
• Google-Seite pro Rolle (aktive Suche abfangen).
• Hospitation als Standard-Prozess einführen.

Tag 61–90: Skalierung

• Kanal-Mix nach Einstellungen priorisieren.
• Vorqualifizierung verschärfen (Qualität hochziehen).
• Onboarding/Probezeit messbar machen (Bindung = echte Rendite).

FAQ

Ist Social Recruiting in der Pflege „nur Müll“?

Es wird Müll, wenn Sie unklar sind und nicht filtern. Mit Klartext-Angebot + Filterfragen + Speed steigt die Qualität spürbar.

Was ist besser: Social oder Google?

Social erzeugt Impuls. Google fängt Sucher ab. Wer nur eins macht, lässt Potenzial liegen.

Wie schnell kann ich einstellen?

Wenn der Prozess steht, geht es schnell. Wenn der Prozess nicht steht, ist alles langsam – egal wie viel Budget Sie ausgeben.

Quellen

1. Destatis – Pflegekräftevorausberechnung (Lücke bis 2049): Pressemitteilung
2. Bundesagentur für Arbeit – Fachkräftebedarf / Engpassanalyse (Überblick): Statistikportal
3. Städtisches Klinikum Braunschweig – Pflege-Karriereseite (WhatsApp-Kontakt, Hospitationstag): Seite
4. BA/ZAV – Triple Win (Pflegekräfte aus dem Ausland): Programmseite