Überlastungsanzeige in der Pflege: Anleitung, Muster & Vorgehen, das Sie wirklich schützt (inkl. PDF/Word)

Inhaltsverzeichnis

• Warum das Thema gerade brennt
• Was ist eine Überlastungsanzeige (und was nicht)?
• Rote Flaggen: Wann Sie zwingend handeln sollten
• Überlastungsanzeige vs. CIRS vs. Gefährdungsbeurteilung
• Setting-Spezifika: Station, Heim, Ambulant
• Sonderfall: Fehlende Qualifikation / keine Einweisung
• So schreiben Sie eine Anzeige, die ernst genommen wird
• Datenschutz & Schweigepflicht: Was NICHT rein darf
• Wohin schicken? (Empfänger & CC)
• Abgabe & Nachweis: So sichern Sie sich ab
• Vorlage/Muster (Word & PDF-tauglich)
• Haftung: Organisationsverschulden vs. Übernahmeverschulden
• After-Action-Plan: Was tun, wenn niemand reagiert?
• Warum viele sich nicht trauen (und wie Sie es trotzdem tun)
• FAQ
• Fazit
• Quellen

Warum das Thema gerade brennt

Pflege ist kein Bürojob. Wenn die Organisation wackelt, wackelt nicht „die Produktivität“ – sondern die Sicherheit.

Und genau deshalb ist das Thema Überlastungsanzeige in der Pflege so relevant: Die Belastung ist nicht nur subjektiv. Sie hat messbare Folgen. Die WHO nennt Personalmangel, Übermüdung und Systemdruck als Faktoren, die Fehler begünstigen – gerade bei Medikationssicherheit. ^[1]

Was ist eine Überlastungsanzeige (und was nicht)?

Eine Überlastungsanzeige ist eine schriftliche Meldung, dass Sie unter den aktuellen Bedingungen die Arbeit nicht mehr sicher und fachgerecht leisten können – und dass dadurch eine Gefährdung entsteht. ^[2]

Der Begriff ist im Alltag verbreitet. Fachlich wird oft auch von Gefährdungsanzeige oder Entlastungsanzeige gesprochen. ^[2]

Was das Instrument NICHT ist

• Keine Beschwerde-Mail („Alles schlimm, bitte ändern“).
• Kein Schuldbrief („Weil Person X …“).
• Kein Freifahrtschein („Ich hab Anzeige geschrieben, jetzt ist mir alles egal“).

Was es IST

• Risikomeldung (konkret, prüfbar, sachlich).
• Handlungsaufforderung (Leitung muss entscheiden: Personal, Priorisierung, Stopp).
• Dokumentation (damit im Nachgang klar ist: Sie haben gemeldet).

Rote Flaggen: Wann Sie zwingend handeln sollten

Viele Ratgeber schreiben „wenn Sie sich überlastet fühlen“. Das ist zu schwammig. Pflege braucht klare Trigger.

• Unterbesetzung ohne Kompensation (Springer, Aufgabenstreichung, Aufnahmestopp).
• Zeitkritische Maßnahmen drohen zu kippen (Medikation, Insulin, Vitalzeichen, Wundversorgung).
• Alleinarbeit bei hohem Risiko (Sturz, Demenz, Weglauf, Aggression).
• Neuaufnahmen/Notfälle ohne Ressourcenanpassung.
• Fehlende Qualifikation/Einweisung für Aufgaben/Geräte.
• Fehlende Zugänge/Arbeitsmittel (Doku/Medischrank/Schlüssel) → sichere Versorgung wird unmöglich.
• Wiederholung („nicht heute blöd, sondern regelmäßig“).

Und ja: Beschäftigte müssen erhebliche unmittelbare Gefahren melden. ^[3]

Überlastungsanzeige vs. CIRS vs. Gefährdungsbeurteilung

Das ist der Teil, den viele Texte auslassen – und genau da verlieren Teams Zeit und Wirkung.

1) Überlastungsanzeige

Für akute Gefahrenlagen: heute, jetzt, diese Schicht / diese Tour. Ziel: Sofortmaßnahmen + Dokumentation. ^[2]

2) CIRS / Fehlermeldesystem

Für Beinahe-Fehler und Prozessprobleme („fast passiert“, „Strukturfehler“). Ziel: Lernen und systematisch verbessern – oft anonym/ohne personenbezogene Details. ^[6]

3) Gefährdungsbeurteilung

Für Dauerzustände und strukturelle Risiken (z. B. chronische Unterbesetzung, psychische Belastungen, fehlende Unterweisung). Das ist Pflicht des Arbeitgebers. ^[4]

Setting-Spezifika: Station, Heim, Ambulant

Pflege ist nicht überall gleich. Und eine gute Überlastungsanzeige klingt je nach Setting anders.

Setting 1: Krankenhaus/Station

Hier kippt es oft über eine Kombination aus Unterbesetzung + Neuaufnahmen + Zeitkritischem (Medis, Kontrollen, Notfälle).

• Risiko formulieren: „Ich kann nicht ausschließen, dass …“ (z. B. Medikationsfehler, verzögerte Erkennung von Verschlechterungen).
• Leitung fordern: Springer / Aufnahmestopp / Priorisierung schriftlich.

Setting 2: Langzeitpflege/Heim

Hier ist der Klassiker: Alleinarbeit (spät/nachts), mehrere Bewohner mit hohem Risiko (Sturz, Unruhe, Weglauf).

• Risiko: „Aufsicht/Beobachtung kann nicht sichergestellt werden.“
• Maßnahme: Zusatzpersonal / organisatorische Umverteilung / Leistungsreduktion.

Setting 3: Ambulante Pflege (die Realität, die viele Ratgeber ignorieren)

Ambulant ist das Problem selten „Klingel“. Es sind Wegezeiten, Schlüsselprobleme, Alleinarbeit und ein Tourenplan, der nur funktioniert, wenn niemand atmet.

• Konkrete Fakten: Tournummer, geplante Zeiten vs. realistische Zeiten, Wegezeiten, Ausfälle.
• Risiko: „Zeitkritische Medikation/Versorgung kann nicht fachgerecht und pünktlich erfolgen.“
• Maßnahme: Tour splitten, Puffer schaffen, Leistungen priorisieren, Zusatzkraft.

Sonderfall: Fehlende Qualifikation / keine Einweisung

Überlastungsanzeigen sind nicht nur „zu wenig Personal“. Sie sind auch: falsches Personal zur falschen Aufgabe.

Beispiele, die ich in Einrichtungen immer wieder sehe:

• Einsatz an Geräten/Versorgungen ohne Einweisung (und niemand ist da, der absichert).
• Leih-/Aushilfskräfte ohne Zugänge (Doku/Medikamentenprozesse werden unsicher).
• Neue Kolleg:innen ohne Einarbeitung werden „einfach mitgeschickt“ (ambulant) oder „einfach allein gelassen“ (stationär).

Arbeitsschutzrechtlich gehören Qualifikation und Unterweisung ausdrücklich in die Gefährdungsbeurteilung – und in der akuten Situation ist genau das ein sauberer Grund, zu melden. ^[4]

So schreiben Sie eine Anzeige, die ernst genommen wird

Das Geheimnis ist langweilig: Konkretheit schlägt Drama.

Die 7 Pflichtbausteine

• Datum / Schicht / Bereich (Station, Wohnbereich, Tour).
• Soll/Ist-Besetzung inkl. Qualifikationsmix (Fachkraft/Helfer/Azubi).
• Patienten-/Bewohner-/Klientenlage in Zahlen + Risikogruppen (ohne Namen).
• Konkrete Risiken („nicht auszuschließen, dass …“).
• Was wurde bereits versucht? (Hilfe angefragt, priorisiert, umverteilt).
• Welche Maßnahmen brauchen Sie JETZT? (Springer, Stopp, Priorisierung).
• Bitte um Rückmeldung bis Uhrzeit/Schichtende.

Formulierungen, die funktionieren

• „Ich kann nicht ausschließen, dass …“ (Risiko sachlich).
• „Unter den aktuellen Bedingungen ist … nicht sicher gewährleistet“ (Qualität/Standard).
• „Ich bitte um Entscheidung, welche Leistungen priorisiert/gestrichen werden“ (Verantwortung zurück).

Datenschutz & Schweigepflicht: Was NICHT in die Anzeige gehört

Bitte NICHT reinschreiben

• Klarnamen von Patienten/Bewohnern/Angehörigen.
• Diagnosen in Klartext als Identifikator („Herr X mit …“).
• Geburtsdaten, detaillierte Krankengeschichten, „zu viele Details“.

Besser so (praxisnah)

• „Bewohner:in (Zimmer/Bettenplatz) mit hohem Sturzrisiko“
• „2 Klient:innen mit zeitkritischer Medikation“
• „1 Person mit herausforderndem Verhalten – Alleinarbeit“

Wohin schicken? (Empfänger & CC)

Wenn die Anzeige wirken soll, muss sie an Menschen gehen, die wirklich entscheiden können.

• Primär: direkte Führung (Stations-/Teamleitung / Einsatzleitung ambulant).
• Danach: PDL / Einrichtungsleitung (je nach Struktur).
• Sinnvoll im CC: Betriebsrat/MAV, QM/Risikomanagement, ggf. Arbeitsschutz (FASI/Betriebsarzt).

Und ja: Arbeitgeber haben Schutzpflichten. ^[5]

Abgabe & Nachweis: So sichern Sie sich ab

Das klingt banal – ist aber der Unterschied zwischen „wirksam“ und „abgeheftet“.

• E-Mail an offiziellen Empfänger (oder internes Ticket-System) + Kopie an sich selbst (dienstlich).
• Übergabe in Papier mit Empfangsvermerk (Datum/Uhrzeit/Unterschrift).
• Kurznotiz im Dienst: „07:10 Hilfe angefragt, keine Ressource verfügbar“ – sachlich, ohne Emotion.

Vorlage/Muster (Word & PDF-tauglich)

Sie können das 1:1 kopieren, in Word einfügen und als PDF speichern.

Haftung: Organisationsverschulden vs. Übernahmeverschulden

Das ist der Teil, den viele nur mit „kein Freifahrtschein“ abhandeln. Das reicht nicht.

Organisationsverschulden (System)

Wenn Personal, Abläufe, Kontrolle, Ausstattung oder Qualifikation strukturell nicht passen, liegt das Problem in der Organisation. Das ist der Kern von Organisationsverschulden (vereinfacht gesagt: Das System war nicht sicher organisiert).

Übernahmeverschulden (Individuell)

Wenn jemand eine Aufgabe übernimmt, obwohl klar ist, dass Qualifikation/Einweisung nicht ausreicht, kann das individuell relevant werden – gerade beim Thema „fehlende Einweisung“.

Benachteiligung wegen zulässiger Rechtsausübung ist grundsätzlich untersagt (Maßregelungsverbot). ^[7]

After-Action-Plan: Was tun, wenn niemand reagiert?

Hier sterben die meisten Anzeigen: geschrieben → abgeheftet → nächste Woche wieder gleich.

Stufe 0: Sofort in der Schicht

• Leitung informieren (kurz, sachlich).
• Priorisieren nach Risiko (Patientensicherheit zuerst).
• Kurzdoku: „Hilfe angefragt um … / nicht möglich“.

Stufe 1: Nach 24 Stunden

• Rückmeldung einfordern: „Bitte Maßnahmen/Entscheidung bis …“
• Eine Ebene höher, wenn keine Reaktion.

Stufe 2: Nach 7 Tagen (oder bei Wiederholung)

• Betriebsrat/MAV aktiv einbinden (nicht nur in CC).
• QM/Arbeitsschutz einbinden (weil strukturelles Thema).
• Bei erneuter akuter Lage: neue Anzeige + Bezug auf die letzte („wiederholt, keine Maßnahmen“).

Stufe 3: Nach 30 Tagen oder bei dauerhafter Gefährdung

• Gefährdungsbeurteilung einfordern (ArbSchG-Pflicht). ^[4]
• Strukturelle Maßnahmen verlangen: Dienstplanung, Leistungsumfang, Qualifikation/Unterweisung, Ausfallkonzept.

Warum viele sich nicht trauen (und wie Sie es trotzdem tun)

Viele Pflegende haben Angst, als „Nestbeschmutzer“ zu gelten. Oder als „die/der Schwierige“.

Und das ist kein Hirngespinst: Forschung zeigt, dass Angst vor negativen Konsequenzen ein zentraler Grund ist, warum Risiken und Fehler nicht gemeldet werden. ^[8]

Was in der Praxis hilft, ist kein Mut-Poster. Es ist eine einfache Strategie:

• Sachlich bleiben: Fakten, keine Emotionen.
• Risiko-Formel nutzen: „Ich kann nicht ausschließen, dass …“
• Maßnahme fordern: „Bitte Entscheidung bis …“
• Gemeinsam auftreten: Kollektive Anzeige, wenn möglich.

Und noch ein E-E-A-T-Punkt, der oft unterschätzt wird: Das Thema ist keine „Kür“. Es ist Bestandteil professioneller Handlungskompetenz in der Pflegeausbildung (Rahmenlehrplan). ^[9]

FAQ

Was ist eine Überlastungsanzeige in der Pflege?

Eine schriftliche Meldung, dass unter aktuellen Bedingungen eine sichere/fachgerechte Versorgung nicht gewährleistet ist und Maßnahmen nötig sind. ^[2]

Wann Überlastungsanzeige Pflege?

Wenn die Situation akut ist und konkrete Risiken drohen – besonders, wenn mehrere rote Flaggen zusammenkommen (Unterbesetzung + Zeitkritisches / Alleinarbeit + hohes Risiko / fehlende Einweisung).

Überlastungsanzeige Pflege wohin schicken?

An direkte Führung (Stations-/Team-/Einsatzleitung) und PDL/Einrichtungsleitung, am besten nachweisbar. Optional Betriebsrat/MAV und QM/Arbeitsschutz in CC.

Überlastungsanzeige Pflege anonym?

In der klassischen Form selten sinnvoll. Besser: kollektive Anzeige oder parallel CIRS/Fehlermeldesystem für anonymisierte Prozessprobleme. ^[6]

Überlastungsanzeige Pflege Vorlage / Muster PDF / Muster Word?

Die Vorlage oben ist Word-tauglich. Einfach kopieren → in Word einfügen → als PDF exportieren.

Quellen

1. WHO – Medication Without Harm (Patientensicherheit / Fehlerfaktoren): Seite
2. BG Pflege – Überlastungsanzeige (Definition & Einordnung): Artikel
3. ArbSchG §16 – Unterrichtung über Gefahren: Gesetze-im-Internet
4. ArbSchG §5 – Gefährdungsbeurteilung: Gesetze-im-Internet
5. BGB §618 – Pflicht zu Schutzmaßnahmen (Fürsorgepflicht): Gesetze-im-Internet
6. BAuA – Grundlagen Gefährdungsbeurteilung (Einordnung / Systematik): Dossier
7. BGB §612a – Maßregelungsverbot: Gesetze-im-Internet
8. BMC Nursing (2024) – Gründe für Nicht-Melden / Angst vor Konsequenzen: Artikel
9. BIBB – Rahmenlehrplan Pflege (Handlungskompetenz / rechtliche Grundlagen): PDF