Kurzfristige Personalbeschaffung in der Pflege: Was wirklich funktioniert (0–72h, 30, 90 Tage)

Inhaltsverzeichnis

• Klartext: Was „kurzfristig“ wirklich heißt
• 0–72 Stunden: Betrieb stabilisieren (ohne Teamverschleiß)
• 7–30 Tage: Schnell Personal gewinnen (mit Prozess)
• 30–90 Tage: Aus dem Notfallmodus raus
• Pflege-spezifisch: Qualität, Einarbeitung, Risiko
• Das, was kaum jemand sagt: Meist ist es ein Bindungsproblem
• Welche Maßnahme passt zu welchem Setting?
• Kosten-Check: Was Sie offene Dienste wirklich kosten
• 48-Stunden-Checkliste
• FAQ
• Fazit
• Quellen

Klartext: Was „kurzfristige Personalbeschaffung“ wirklich heißt

Wenn Sie „kurzfristig Personal beschaffen“ googeln, meinen Sie meistens nicht: „Wie baue ich eine Employer Brand über 18 Monate?“

Sie meinen eher:

• Nächste Woche fehlen mir 2–3 Leute.
• Ich kann keine neuen Klienten/Bewohner aufnehmen.
• Mein Team kippt mir emotional weg. (Krank, Kündigung, Dauerstress)

Und jetzt kommt der wichtigste Perspektivwechsel: Kurzfristig heißt nicht automatisch „Recruiting“. Kurzfristig heißt zuerst: Versorgung sicherstellen, Team schützen, Schaden begrenzen.

Warum das überhaupt so eskaliert? Weil Pflege ein struktureller Engpass ist. Die Bundesagentur für Arbeit führt Pflegeberufe in der Engpassanalyse regelmäßig als Mangelbereiche – je nach Region und Berufsgruppe unterschiedlich stark. [2]

Und ja: Es kommen neue Pflegekräfte auch aus dem Ausland. Aber das ist selten eine „nächste Woche“-Lösung. Selbst die BA betont beim Thema internationale Pflegekräfte Verfahren, Anerkennung und Begleitung – das ist mittel- bis langfristig. [3]

0–72 Stunden: Betrieb stabilisieren (ohne Teamverschleiß)

Wir wissen alle, wie es sich anfühlt: Dienstplan hängt, drei Namen sind durchgestrichen, das Telefon klingelt, und am Ende springt wieder „der eine Mensch“ ein, der sowieso immer einspringt.

Wenn Sie genau das wiederholen, kaufen Sie sich eine Sache ein: Kündigungen. Also gehen wir anders ran.

Schritt 1: Entscheiden Sie, was heute Priorität hat (Patientensicherheit > Image)

Das klingt hart. Aber in der Pflege ist es ehrlich: Sie können nicht alles gleichzeitig. Wenn Personal fehlt, müssen Sie Arbeitslast steuern.

• Stationär: Belegung steuern, ggf. Zimmer sperren, Neuaufnahmen drosseln (kurzfristig besser als Qualitäts- und Haftungsrisiko).
• Ambulant: Touren priorisieren, Zeitfresser raus, Puffer erhöhen (ja: Puffer ist nicht „unproduktiv“, sondern Schadensbegrenzung).
• Klinik/Spezial: Tätigkeiten strikt nach Kompetenzmix, keine „Mut“-Einsätze bei Hochrisiko.

Schritt 2: Bauen Sie eine 72h-Einsatzlogik (statt „wir schauen mal“)

In unserer Arbeit mit Einrichtungen sehen wir oft: Es gibt keinen Plan B. Also wird jeder Ausfall zur Panik.

Ihre 72h-Logik kann simpel sein:

• Stufe 1: interne Umplanung (Tätigkeiten, nicht Menschen) – wer kann was abdecken?
• Stufe 2: Mini-Springer / Rufbereitschaft freiwillig + klar vergütet + begrenzt.
• Stufe 3: externe Hilfe (Zeitarbeit/Kooperationen) – aber nur mit klarer Rolle.
• Stufe 4: Leistungssteuerung (Aufnahme-/Tourenstopp), wenn es sonst kippt.

Schritt 3: Schützen Sie Ihr Team politisch (Fairness-Regeln sofort sichtbar machen)

Wenn es brennt, wird Fairness zum Sprengstoff. Wer wird gefragt? Wer springt ein? Wer hat „immer Glück“?

• Ein Freiwilligen-Prinzip ist Pflicht – sonst verlieren Sie Vertrauen.
• Ein Limit pro Person/Monat verhindert die „Einspring-Maschine“.
• Eine transparente Rotation nimmt Druck aus der Diskussion.

Das ist Führung. Nicht nett, nicht fancy – aber sauber.

7–30 Tage: Schnell Personal gewinnen (mit Prozess)

Jetzt kommen wir zum Teil, den Google oft verkürzt: „Schalten Sie Anzeigen, posten Sie Stellen, nutzen Sie Jobportale.“

Alles richtig. Aber es bringt Ihnen gar nichts, wenn Sie die Bewerbungen dann wieder liegen lassen.

Hebel 1: Reaktivierung – der schnellste Kanal ist oft der, den Sie schon bezahlt haben

Bevor Sie neue Budgets verbrennen, machen Sie erst das hier:

• Bewerber-Altbestand der letzten 6–12 Monate anrufen (nicht mailen).
• Absagen prüfen: Wer war „fast gut“, aber Timing passte nicht?
• Minijob/Teilzeit-Optionen aktiv anbieten (nicht verstecken).
• Azubis/Praktikanten als Pipeline behandeln, nicht als „laufen halt mit“.

Hebel 2: Speed-to-Lead – Ihre Reaktionszeit stellt mehr ein als Ihr Budget

Sie können die beste Anzeige der Welt schalten. Wenn Sie erst nach 48 Stunden zurückrufen, ist der Kandidat weg.

Das gilt nicht nur im Recruiting. In Lead-Studien (Vertrieb/Anfragen) zeigt sich seit Jahren: Kontaktversuche innerhalb weniger Minuten sind massiv wahrscheinlicher erfolgreich als später. [4]

Übertragen aufs Pflege-Recruiting heißt das:

• Antwort in 15 Minuten (oder schneller) ist Ihr neues Ziel – nicht „bis Ende der Woche“.
• Ein fester Prozess: Wer ruft an? Was wird gefragt? Wie wird terminiert?
• Ein fester Terminkalender mit Slots – sonst versandet alles in „wir melden uns“.

Und bitte: Machen Sie es Bewerbern leicht. Mobil. Kurz. Ohne Lebenslauf-Zirkus.

Hebel 3: Mini-Kampagne, die schnell live geht (ohne Filmstudio)

Wenn Sie Sichtbarkeit brauchen, kann eine kleine Performance-Kampagne helfen. Aber nur, wenn die Grundlagen stehen:

• Eine klare Landingpage (1 Stelle = 1 Seite).
• Ein kurzes Formular (Name, Telefon, Qualifikation, Startdatum).
• Tracking (damit Sie wissen, was funktioniert – und was Geld verbrennt).
• Ein Rückrufprozess mit SLA.

In unserer Arbeit mit Pflegeeinrichtungen sehen wir: Sobald das sauber steht, kommen erste Bewerbungen oft schnell. Die Einstellung dauert trotzdem länger – wegen Gesprächen, Unterlagen, ggf. Anerkennung, Kündigungsfristen. Das ist normal. Entscheidend ist, dass Sie den Prozess nicht sabotieren.

Hebel 4: Mitarbeiter werben Mitarbeiter – aber als System, nicht als Aushang

Viele Häuser machen „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ so: Plakat an die Pinnwand. Ende.

Wenn Sie es ernst meinen:

• Klare Prämienlogik (z. B. Teilbetrag nach Start, Rest nach 3 Monaten).
• Vorlagen für WhatsApp-Text & Kurzlink zur Bewerbung.
• Führung geht voran: Jede WBL/PDL spricht es aktiv an – nicht nur HR.
• Qualitätsfilter (sonst kaufen Sie sich Chaos ins Haus).

Hebel 5: Zeitarbeit & externe Lösungen – ja, aber mit Brille auf

Zeitarbeit ist in der Pflege eine gängige Praxis, um kurzfristige Engpässe zu überbrücken. [6] Gleichzeitig steigen Kosten und Unruhe – deshalb setzen viele Einrichtungen zunehmend auf Alternativen wie interne Springerpools. [7]

Wenn Sie externes Personal holen, klären Sie vorher:

• Welche Aufgaben genau? (nicht „mal gucken, wo wir sie brauchen“)
• Wer führt fachlich? (Ansprechpartner, Übergabe, Standards)
• Wie schützen Sie den Stamm? (Teamfrieden, Fairness, Kommunikation)
• Wie ist die Exit-Strategie? (sonst wird’s Dauer-Abhängigkeit)

Und bitte: Nicht jeden Trend aus HR-Blogs 1:1 glauben. Viele „kurzfristige Personalbeschaffung“-Artikel sind generisch und enden bei Arbeitnehmerüberlassung, Freelancer, Werkvertrag. [8] In der Pflege ist die Realität komplexer.

30–90 Tage: Aus dem Notfallmodus raus

Wenn Sie ständig kurzfristig Personal beschaffen müssen, ist das ein Signal: Ihr System hat keinen Puffer.

Und Puffer heißt nicht nur „mehr Personal“. Puffer heißt:

• klare Dienstplanlogik
• klare Ausfalllogik
• sauberes Onboarding
• ein Prozess, der Bewerbungen schnell verarbeitet

1) Bauen Sie ein Bewerbungs-Processing-System (kein „Wir melden uns“)

Das ist unsexy – aber es entscheidet über Einstellungen:

• 1 Verantwortlicher pro Standort/Team für Erstkontakt (nicht „alle und niemand“).
• Vorqualifizierung (Qualifikation, Erfahrung, Schichtbereitschaft, Startdatum).
• Fixe Gesprächsslots (z. B. Di/Do 14–18 Uhr).
• Standardisierte Entscheidung (wer sagt wann ja/nein?).

In unserer Arbeit sehen wir oft: Einrichtungen verlieren Kandidaten nicht wegen „zu wenig Bewerbungen“, sondern wegen zu viel Reibung.

2) Interner Springerpool – die Alternative, über die plötzlich alle reden

Springerpools werden zunehmend als Gegenmodell zur Leiharbeit diskutiert – weil sie kurzfristige Ausfälle abfedern können, ohne das Haus finanziell zu zerreißen. [5] [7]

Aber: Ein Springerpool funktioniert nur, wenn Sie ihn wie ein eigenes „Team“ behandeln:

• klare Rolle (wo springen sie ein, wo nicht?)
• klare Vergütung (sonst findet sich niemand)
• Einarbeitungslogik (Standards, Dokumentation, Abläufe)
• Wertschätzung (sonst ist es nur „Feuerwehr ohne Dank“)

3) Onboarding, das Kündigungen verhindert (ja, das ist kurzfristige Personalbeschaffung)

Viele Kündigungen in der Pflege entstehen nicht nach 2 Jahren – sondern in den ersten Wochen. Weil Überforderung, fehlende Einarbeitung, schlechte Dienstplankultur.

Das Bundesgesundheitsministerium hat in Studien zur Arbeitsplatzsituation in der Pflege u. a. Belastung und Entlastungsmaßnahmen thematisiert – psychische Entlastung ist nicht „nice to have“. [9]

Ihr Minimum-Onboarding für 30 Tage:

• Tag 1–3: feste Praxisanleitung/Ansprechpartner
• Woche 1: klare Aufgaben, kein „schwimm mal“
• Woche 2–4: planbare Einarbeitungsschritte + Feedback
• Woche 4: Check: Was stresst? Was fehlt? Was muss angepasst werden?

Pflege-spezifisch: Qualität, Einarbeitung, Risiko

In der Pflege können Sie nicht einfach „irgendwen“ kurzfristig reinsetzen wie in einem Lager.

Sie brauchen Kompetenzmix, Standards, Dokumentation – und Sie tragen Verantwortung.

Qualifikation: „Schnell“ darf nicht „blind“ heißen

Ganz praktisch:

• Rollen sauber trennen: Wer darf was? Wer dokumentiert? Wer delegiert?
• Hochrisiko-Tätigkeiten nur mit passender Qualifikation.
• Dokumentation ist nicht optional, wenn Sie prüf- und haftungssicher bleiben wollen.

Das ist einer der Gründe, warum viele „kurzfristige Personalbeschaffung“-Artikel zu kurz greifen: Sie ignorieren den Pflege-Alltag.

Das, was kaum jemand sagt: Meist ist es ein Bindungsproblem – kein Kanalproblem

Das ist der Abschnitt, der bei Google selten ehrlich steht:

Viele Einrichtungen hätten kurzfristig weniger Personalnot, wenn sie nicht dauerhaft Personal verlieren würden.

Und jetzt kommt der unangenehme Teil: Sie können sich nicht aus Fluktuation „herauswerben“.

Warum ist das wichtig? Weil Pflege in vielen Regionen Engpass bleibt – das bestätigt u. a. die BA-Engpassanalyse. [2] In einem Engpassmarkt ist das Spiel anders: Der Kandidat entscheidet. Und zwar schnell.

Ihr Frühwarnsystem (so simpel wie wirksam):

• Überstunden steigen und werden nicht abgebaut.
• Einspringen wird normal („ist halt so“).
• Konflikte nehmen zu (Übergaben, Wochenenden, „immer die gleichen“).
• Kranktage häufen sich im gleichen Muster.
• Neue Kolleg:innen wirken nach 2 Wochen schon „leer“.

Wenn Sie das sehen, ist die „kurzfristige Personalbeschaffung“ nicht Facebook. Dann ist es Führung, Dienstplan-Stabilität, Onboarding.

Welche Maßnahme passt zu welchem Setting?

Ein Klassiker: Man kopiert eine Lösung aus dem Krankenhaus in die ambulante Pflege – und wundert sich, warum es knallt.

Ambulante Pflege

• Sofort wirksam: Tourenlogik, Priorisierung, Pufferzeiten, Kurzschichten zu Peaks
• 7–30 Tage: Reaktivierung + Mini-Kampagne + schneller Rückrufprozess
• 30–90 Tage: Springerpool-Logik (klein starten), sauberes Onboarding

Stationäre Pflege

• Sofort wirksam: Belegung steuern, Aufgaben priorisieren, klare Einspring-Regeln
• 7–30 Tage: Mitarbeiterempfehlungen + schnelle Gesprächsslots
• 30–90 Tage: interner Springerpool als Alternative zur Leiharbeit

Klinik / Spezialbereiche

• Sofort wirksam: Kompetenzmix strikt, keine Improvisation bei Hochrisiko
• 7–30 Tage: Prozessgeschwindigkeit + klare Qualifikationsfilter
• 30–90 Tage: strukturierte Pipeline, Kooperationen, ggf. internationale Rekrutierung (nicht kurzfristig)

Kosten-Check: Was offene Dienste wirklich kosten

Viele rechnen nur „Stundenlohn“.

In der Praxis zahlen Sie bei offenen Diensten oft an drei Stellen:

• Direkt: Zeitarbeit / Überstunden / Zuschläge
• Indirekt: Ausfall durch Belegung/Touren (nicht aufnehmbar)
• Langfristig: Fluktuation (wenn Team kippt)

Wenn Sie es sauber berechnen wollen, reicht eine einfache Formel:

Und jetzt die eigentliche Frage: Was ist teurer – ein Mini-Puffer (z. B. 0,5–1,0 VK Springer) oder jedes Wochenende Eskalation? Viele Einrichtungen beantworten sich das unbewusst jeden Monat – und zahlen trotzdem den teuren Weg.

48-Stunden-Checkliste (wirklich praxisnah)

Wenn Sie gerade akut sind: Kopieren Sie das und arbeiten Sie es ab.

Heute (0–8 Stunden)

• Prioritäten festlegen: Was muss passieren, was kann warten?
• Arbeitslast steuern: Belegung/Touren/Leistungsumfang realistisch anpassen.
• 72h-Logik definieren: Stufe 1–4 (intern → extern → Leistung steuern).
• Fairness-Regeln kommunizieren: Freiwilligkeit, Limits, Rotation.

Morgen (8–24 Stunden)

• Bewerberpool reaktivieren: 20 Anrufe, keine Mails.
• Mitarbeiterempfehlung aktivieren: Kurztext + Link + Prämienlogik.
• Gesprächsslots blocken: z. B. Di/Do 14–18 Uhr.
• Verantwortlichen benennen: Wer ruft an? Wer entscheidet?

Übermorgen (24–48 Stunden)

• Mini-Kampagne vorbereiten: Landingpage + kurzes Formular + Tracking.
• Speed-to-Lead SLA festlegen: Rückruf in 15 Minuten als Ziel.
• Onboarding-Minimum definieren: Ansprechpartner + 30-Tage-Plan.
• Externe Option prüfen: nur wenn Rolle/Kosten/Exit klar sind.

FAQ

Wie schnell kann ich realistisch einstellen?

Wenn Sie den Prozess im Griff haben, können Gespräche und Zusagen schnell gehen. Aber Kündigungsfristen, Unterlagen, ggf. Anerkennung machen daraus oft Wochen. Was Sie sofort beeinflussen können: Reaktionszeit, Terminierung und Entscheidungsgeschwindigkeit.

Ist Zeitarbeit die beste kurzfristige Lösung?

Zeitarbeit kann kurzfristig Löcher stopfen – ist aber teuer und politisch im Team sensibel. Viele Einrichtungen suchen deshalb Alternativen wie interne Springerpools. [7] Nutzen Sie Zeitarbeit wie einen Feuerlöscher, nicht wie eine Heizungsanlage.

Bringt internationale Rekrutierung kurzfristig etwas?

Meist nicht „nächste Woche“. Sie kann mittelfristig helfen, aber braucht Prozess, Anerkennung und gute Integration. Die BA weist darauf hin, dass neue Pflegekräfte zunehmend aus dem Ausland kommen – das ist ein strategischer Baustein, kein Notfall-Hack. [3]

Was ist der häufigste Fehler?

Aktionismus ohne System: Mehr Kanäle, mehr Anzeigen – aber keine saubere Verarbeitung der Bewerbungen. Und dann wundert man sich, dass „Recruiting nicht funktioniert“.

Quellen

1. Wolfram Digital – Arbeitsmarktsituation im Pflegebereich (eigene Analyse, öffentlich): Artikel
2. Bundesagentur für Arbeit – Engpassanalyse (Fachkräftebedarf): Übersicht
3. Bundesagentur für Arbeit – Tag der Pflege 2025 (internationale Beschäftigung in der Pflege): Presseinfo
4. MIT / Lead Response Study (Kontaktwahrscheinlichkeit sinkt drastisch bei Verzögerung): PDF
5. Hublo – Warum interne Springerpools die Zukunft der Pflege sind (Praxis-Artikel): Artikel
6. Medwing – Springerpool (Konzept & Einordnung): Artikel
7. Bibliomed Pflege – Trendumkehr: Springerpool statt Leiharbeit (Kosten-/Trend-Einordnung): News
8. YER – Kurzfristige Personalbeschaffung (Marktstandard / generische Optionen): Artikel
9. BMG – Abschlussbericht Studie zur Arbeitsplatzsituation in der Akut- und Langzeitpflege (Belastung/Entlastung): PDF
10. Personio (HR-Lexikon) – Interne Personalbeschaffung (Beispiel für „Google-Standard“): Artikel
11. perbit – Interne Personalbeschaffung (Glossar / Standard-Definition): Artikel
12. Kenjo – Talent Acquisition (Abgrenzung „kurzfristig“ vs. langfristig): Artikel
13. Workwise – Personalbeschaffung (Standard-Überblick): Artikel