Intensivpflege-WG auslasten: Der Praxisleitfaden für Betreiber

Genau an dieser Stelle würde ich erst einmal auf die Bremse treten. Wenn bereits Anfragen eingehen, müssen Sie herausfinden, was danach passiert. Suchen die Menschen überhaupt einen WG-Platz? Können Sie die angefragte Versorgung übernehmen? Wer begleitet die Familie bis zur Entscheidung? Und an welcher Stelle bleibt der Vorgang liegen?

Eine Intensivpflege-WG besser auszulasten heißt, passende Menschen auf Ihr Angebot aufmerksam zu machen und den Weg zur möglichen Aufnahme verlässlich zu organisieren. Fehlen die Anfragen, brauchen Sie Sichtbarkeit. Kommen Anfragen, aber keine Aufnahmen, müssen Sie den Weg dazwischen prüfen. Dieser Leitfaden zeigt beides: konkrete Maßnahmen für Ihre WG und die Stellen, an denen Interessenten hängen bleiben.

Wo sollten Sie anfangen?

• Neueröffnung oder tatsächlicher Personalengpass: Stimmen Sie Personalgewinnung und mögliche Aufnahmen aufeinander ab. Bei einer bestehenden WG mit vorhandenem Team ist zusätzlicher Personalaufbau dagegen nicht automatisch nötig.
• Passende Anfragen fehlen: Starten Sie mit WG-Seite, Einblicken, Sozialdiensten und passenden Werbekanälen.
• Anfragen kommen, aber niemand zieht ein: Prüfen Sie die gewünschte Wohnform und den Weg von der Anfrage bis zur Entscheidung.

Diese Woche anfangen: Bestätigen Sie mit der PDL die tatsächlich mögliche Aufnahme. Aktualisieren Sie die WG-Seite. Informieren Sie die passenden Sozialdienste über den vereinbarten Kontaktweg. Gehen Sie offene Anfragen durch, für die ein Folgekontakt vereinbart ist.

Bestehende WG, Neueröffnung oder 1:1: Was ist der Unterschied?

Bei einer bestehenden Intensivpflege-WG ist das Team in der Regel schon fest angestellt. Die Mitarbeitenden bleiben normalerweise auch dann beschäftigt, wenn einzelne Zimmer frei sind. Für einen weiteren Bewohner muss deshalb nicht automatisch erst ein neues Team aufgebaut werden. Entscheidend ist, ob sein Versorgungsbedarf zum Standort und zum vorhandenen Team passt.

Bei einer Neueröffnung sieht das anders aus: Hier müssen in der Regel Personal und Versorgung erst aufgebaut werden. Auch bei einer neuen häuslichen 1:1-Versorgung muss ein passendes Team am Wohnort des Patienten gesichert sein, bevor die Versorgung beginnt. Gibt es dort noch kein verfügbares Team, muss der Dienst es in der Region gewinnen.

Viele Intensivpflegedienste bieten beide Versorgungsformen an. Mitarbeitende können zeitweise aus einer WG in einer 1:1-Versorgung aushelfen oder umgekehrt in die WG wechseln. Deshalb zählt die tatsächliche Einsatzplanung. Ein freies WG-Zimmer bedeutet aber nicht automatisch, dass Personal fehlt.

Für die Belegung einer bestehenden WG heißt das: Klären Sie mit der pflegerischen Leitung, welche Interessenten zu Ihrem Versorgungsangebot passen und wie der Einzug ablaufen kann. Drei Fragen helfen dabei:

• Welche Versorgungsbedarfe können wir mit unserem Team und unserem Versorgungskonzept übernehmen?
• Ab wann kann der Bewohner einziehen und welche organisatorischen Schritte stehen noch aus?
• Welche Informationen und Unterlagen brauchen wir, um die Aufnahme verbindlich zu klären?

Diese Antworten gehören anschließend zu allen, die über freie Plätze sprechen: zur Aufnahmeverantwortlichen, zur Geschäftsführung, zu Ihren Kontakten in Kliniken und zu der Person, die Ihre Werbung betreut.

Ist die Versorgung mit dem vorhandenen Team möglich, können Sie passende Interessenten für den freien Platz gewinnen. Zusätzliche Personalgewinnung wird erst dann zum Thema, wenn tatsächlich Kapazität oder eine benötigte Qualifikation fehlt.

Ihre Website muss mehr erklären als „liebevolle Pflege in familiärer Atmosphäre“

Den Satz könnte fast jeder Pflegedienst auf seine Website schreiben. Was erfährt eine Familie dadurch über Ihre WG? Noch nicht besonders viel.

Zeigen Sie lieber, wie die Versorgung und das Leben an diesem konkreten Standort aussehen. Dazu gehören Fragen wie:

• Wo liegt die WG genau, und wie erreichen Angehörige sie für Besuche?
• Welche Versorgung ist dort möglich, und wer klärt die individuelle Eignung?
• Wie sehen Zimmer, Gemeinschaftsbereiche und Rückzugsmöglichkeiten tatsächlich aus?
• Wie werden persönliche Gewohnheiten und Wünsche berücksichtigt?
• Wer beantwortet Fragen vor einer Aufnahme, und wie läuft das Kennenlernen ab?
• Welche Kostenpositionen werden gemeinsam geklärt, und welche Ausgaben können bei der betroffenen Person verbleiben?

Beim letzten Punkt hilft kein pauschales „Die Kasse zahlt alles“. Eine Familie muss verstehen, welche Leistungen und Wohnkosten gemeint sind und wer ihre konkrete Situation prüft.

Trennen Sie die Kostenklärung in drei Teile: Welche Leistungen übernimmt die Krankenkasse für die Intensivpflege? Welche gesetzliche Zuzahlung fällt im konkreten Fall an? Welche Beträge entstehen für Wohnen, Nebenkosten, Verpflegung und gegebenenfalls weitere Leistungen? Benennen Sie, wer diese Fragen mit der Familie anhand der aktuellen Verträge klärt. Die gesetzliche Grundlage für AKI und die Zuzahlung steht in § 37c SGB V.

Erklären Sie außerdem, welche Verträge für Ihren Standort erforderlich sind und wer sie abschließt. Gibt es einen getrennten Miet- und Pflegevertrag, muss die Familie beide Schritte kennen. Die genaue Gestaltung hängt vom WG-Modell, den Verträgen und den geltenden landesrechtlichen Vorgaben ab.

Das Kontaktformular dient dem ersten Kontakt und dem groben Anliegen. Fordern Sie dort keine ausführlichen Diagnosen oder Befunde an. Vereinbaren Sie für medizinische Unterlagen einen geeigneten geschützten Übermittlungsweg.

In der Studie von Klingshirn und Kollegen wurden 13 beatmete Menschen und 18 Angehörige interviewt. Befragte beschrieben, mit Fragen und Entscheidungen allein zu sein und nicht zu wissen, an wen sie sich wenden konnten. Eine Angehörige erfuhr erst vom Kliniksozialdienst, dass es spezialisierte Intensivpflege-WGs gibt. Die Studie untersucht Versorgungserfahrungen, keine Werbewirkung.

Für die Gestaltung Ihrer WG-Seite ist mein Schluss daraus trotzdem klar: Beantworten Sie die Fragen, die eine Entscheidung schwer machen. Ein Rundgang durch die echte WG mit Erklärungen einer verantwortlichen Person kann dabei mehr zeigen als eine weitere Bilddatenbank-Fotografie von lächelnden Menschen.

Dauerhaft auffindbar: Eine gute Standortseite weiterverwenden

Nutzen Sie die WG-Seite auch für die normale Google-Suche: Ort, Wohnform und Aufnahmeweg müssen eindeutig sein. Beantworten Sie konkrete Fragen wie „Wie kann ich Ihre Intensivpflege-WG besichtigen?“ mit einem Kontaktweg.

Diese Seite können Sie im Gespräch mit Angehörigen und Sozialdiensten weitergeben. Verlinken Sie den Rundgang dort und halten Sie die Angaben aktuell. Erfinden Sie dafür keine zehn fast identischen Stadtteilseiten für denselben WG-Standort.

Für Antworten in KI-Suchen gilt ebenfalls: Menschen müssen Angebot, Ort und Ablauf eindeutig verstehen können. Dass eine KI Ihren Dienst anschließend empfiehlt oder zitiert, lässt sich dadurch nicht garantieren.

Weitere Online- und Offline-Maßnahmen erläutern wir im Leitfaden zur Patientenakquise für Pflegedienste. Hier bleibt der Schwerpunkt auf dem konkreten WG-Standort.

Roomtour und Besichtigung: Die echte WG kennenlernen

Mit einer Roomtour meine ich einen gefilmten Rundgang durch die echte WG. Dafür brauchen Sie keine aufwendige Inszenierung. Eine verantwortliche Person führt durch die Räume und erklärt, was Interessenten wissen wollen.

So würde ich den Dreh aufbauen:

• Draußen anfangen: Straße, Eingang und Zugang zeigen. Wie finden Angehörige die WG, wo können sie ankommen?
• Ein Zimmer zeigen: Platz, Licht, Rückzug und persönliche Gestaltung erklären. Nutzen Sie ein freies Zimmer. Keine Aufnahme aus einer anderen WG, nur weil es dort schöner aussieht.
• Gemeinschaft und Alltag erklären: Wo können Menschen zusammen sein, wo finden Gespräche mit Angehörigen statt? Zeigen Sie nur das, was an diesem Standort tatsächlich möglich ist.
• Die Kontaktperson vorstellen: Wer nimmt die Anfrage entgegen, wer klärt die Versorgung und wie läuft eine Besichtigung ab?

Ein möglicher Einstieg: „Wie sieht eine Intensivpflege-WG eigentlich von innen aus? Wir zeigen Ihnen heute die Räume an unserem Standort und erklären, wie ein erstes Kennenlernen abläuft.“

Bewohner, private Gegenstände, Unterlagen und Bildschirme gehören nicht beiläufig ins Bild. Planen Sie den Rundgang so, dass die Privatsphäre gewahrt bleibt. Für persönliche Aufnahmen brauchen Sie eine passende Freigabe.

Persönliche Besichtigung statt Tag der offenen Tür

Die WG ist das Zuhause ihrer Bewohner. Ich würde daraus keine öffentliche Besichtigungsveranstaltung machen. Bieten Sie Interessenten einzelne Termine nach Absprache an.

Fragen Sie vorher, was die betroffene Person und ihre Angehörigen sehen oder klären möchten. Führen Sie durch die dafür geeigneten Bereiche, erklären Sie den Alltag und nehmen Sie sich anschließend Zeit für Fragen. Medizinische Einzelheiten gehören in ein vertrauliches Gespräch, nicht in den Rundgang auf dem Flur.

Wenn eine Anreise zunächst zu aufwendig ist, kann ein vereinbarter Videotermin Orientierung geben. Halten Sie die Kamera auf die freigegebenen Bereiche und beantworten Sie Fragen direkt. Eine solche Führung ist etwas anderes als ein allgemeines Werbevideo.

Planen Sie Untertitel ein, damit die Erklärungen auch ohne Ton verständlich sind. Aus dem Rundgang können einzelne kurze Hochformat-Videos entstehen. Jedes beantwortet eine konkrete Frage, statt den ganzen Film nur schneller abzuspielen.

Sozialdienste: Freie Kapazität ist ein konkreter Gesprächsanlass

Beziehungen zu Kliniken und Reha-Einrichtungen bauen Sie langfristig auf. Eine aktuell mögliche Aufnahme ist trotzdem eine Information, die heute hilfreich sein kann. Warten Sie damit nicht bis zum nächsten allgemeinen Vorstellungsbesuch.

Richten Sie die Nachricht an die zuständige Person und nutzen Sie den vereinbarten Kontaktweg. Eine sinnvolle Kapazitätsmeldung beantwortet:

• Welcher WG-Standort ist gemeint, mit genauer Adresse?
• Welche Versorgung kann dort grundsätzlich geprüft werden? Nennen Sie das mit der PDL abgestimmte Aufnahmeprofil, beispielsweise Beatmungsform, Umgang mit Trachealkanülen oder vorhandene Möglichkeiten bei multiresistenten Erregern. Nur zusagen, was das Team und der Standort tatsächlich leisten können.
• Ab wann wäre eine zusätzliche Aufnahme organisatorisch möglich?
• Wer prüft die Anfrage und ist direkt erreichbar?
• Von welchem Datum stammt diese Information?

Ein Formulierungsgerüst für eine kurze Meldung: „An unserem WG-Standort in [Ort] ist ab [Zeitpunkt] eine zusätzliche Aufnahme grundsätzlich möglich. Wir prüfen Anfragen für [tatsächlich mögliches Versorgungsangebot]. Die individuelle Eignung klären Sie direkt mit [Name, Telefonnummer]. Einen Einblick in die Räume und den Aufnahmeablauf finden Sie hier: [Link]. Stand: [Datum].“

Aktualisieren Sie die Angaben, sobald sich die Kapazität ändert. Versenden Sie in allgemeinen Kapazitätsmeldungen keine Patientendaten.

Ein konkretes fremdes Beispiel ist die Bettenkoordination von Aircare: Der Anbieter veröffentlicht nach eigener Angabe jeden Montag freie Plätze, bietet einen E-Mail-Verteiler und eine Warteliste an. Das ist ein nachvollziehbarer Ablauf, kein Beleg für eine bestimmte Belegungswirkung.

Vereinbaren Sie mit Ihren Ansprechpartnern, ob sie regelmäßige Meldungen oder nur Änderungen erhalten möchten. Eine aktuelle Information mit Aufnahmeprofil hilft mehr als dieselbe allgemeine Broschüre bei jedem Kontakt.

Für den Beziehungsaufbau würde ich zusätzlich fragen: „Welche Versorgung können Sie gerade schwer organisieren? Welche Angaben fehlen Ihnen bei unseren Anfragen? Wie sollen wir Sie über Änderungen informieren?“ Notieren Sie Zuständigkeit, Rückmeldung und nächsten Kontakt. Sonst verteilen Sie beim dritten Besuch wieder dieselbe Broschüre.

Eine persönliche Karte oder ein kurzer Brief kann die erste Vorstellung ergänzen. Ein Foto der zuständigen Person, ein konkretes Angebot und ein Link zum WG-Rundgang helfen bei der Zuordnung.

Denken Sie neben dem allgemeinen Kliniksozialdienst an Weaningzentren, also Zentren zur Entwöhnung von der Beatmung, neurologische Frührehabilitation, Intensivstationen mit Fallmanagement und zuständige Ansprechpartner bei den Krankenkassen. Stimmen Sie mit der PDL ab, welche Stellen tatsächlich zu Ihrem Aufnahmeprofil passen.

Prüfen Sie außerdem Ihren Eintrag in der veröffentlichten Leistungserbringerliste der Krankenkassen: Stimmen Standort, Kontakt und vereinbartes Angebot? Die Listen nach § 132l Absatz 8 SGB V werden quartalsweise aktualisiert. Ein korrekter Eintrag ersetzt keine persönliche Zusammenarbeit.

Machen Sie die Voranfrage leicht: ein direkter Kontakt, eine Rückmeldefrist, die das Team halten kann, und eine kurze Übersicht der nächsten Unterlagen. Aircare ermöglicht zunächst eine anonyme Anfrage und stimmt anschließend Beratung, Unterlagen und eine Begutachtung in Klinik oder Reha ab. Übernehmen Sie den Ablauf nur so weit, wie er fachlich und organisatorisch zu Ihrem Dienst passt.

Entscheidend ist die Zusammenarbeit danach: Gehen Sie auf Anfragen ein und melden Sie verlässlich zurück, ob die Prüfung läuft, Unterlagen fehlen oder eine Aufnahme nicht möglich ist.

Google-Werbung: Von der Suche zur passenden WG-Seite

Nehmen wir eine WG in Leipzig. Eine Angehörige gibt bei Google möglicherweise „Intensivpflege WG Leipzig“ oder „Beatmungs-WG Leipzig“ ein. Diese eingegebenen Wörter heißen Suchbegriffe. Sie zeigen, wonach die Person gerade sucht.

Klickt sie nun auf Ihre Anzeige, sollte sie auf der Seite Ihrer Leipziger WG landen. Dort braucht sie Standort, Angebot, Einblicke und einen klaren Kontaktweg. Wenn sie stattdessen auf einer allgemeinen Startseite zwischen Stellenangeboten und Tourenpflege suchen muss, machen Sie ihr den nächsten Schritt unnötig schwer.

„Intensivpflege zu Hause Leipzig“ beschreibt dagegen eine andere gewünschte Wohnform. Bei einem Anbieter mit beiden Angeboten sollten diese Wege auseinanderführen. Sonst bezahlen Sie möglicherweise für Kontakte, die gar keinen WG-Platz suchen.

So würde ich die Google-Kampagne aufbauen

Eine Kampagne ist hier Ihre geplante Werbemaßnahme mit Anzeigen und einem festgelegten Budget. Beginnen Sie mit dem Standort und dem Angebot, das Sie tatsächlich bewerben können.

• Konkrete WG-Suchen: Prüfen Sie Begriffe wie „Intensivpflege WG Leipzig“, „Beatmungs-WG Leipzig“ und „Intensivpflege Wohngemeinschaft Leipzig“. Entscheidend ist die Nachfrage für Ihren tatsächlichen Standort und Ihr Angebot.
• Allgemeine Intensivpflege-Suchen: Bei „Intensivpflege Leipzig“ bleibt die Wohnform offen. Nennen Sie schon in der Anzeige die WG. Bieten Sie beides an, muss die Zielseite beide Wege verständlich trennen.
• Unpassende Suchen ausschließen: Stellenangebote oder Weiterbildungen gehören nicht in die Kampagne für neue Bewohner. Dafür gibt es auszuschließende Keywords, also Wörter, bei deren Auftreten eine Anzeige nicht erscheinen soll. Prüfen Sie die Ausschlüsse sorgfältig, damit Sie nicht versehentlich passende Pflegeanfragen blockieren.

Eine mögliche Anzeige für einen tatsächlich vorhandenen Leipziger Standort: „Intensivpflege-WG Leipzig. Räume kennenlernen und mögliche Aufnahme besprechen.“ Dahinter steht die Seite dieser WG, nicht die allgemeine Unternehmensvorstellung. „Sofort frei“ gehört nur hinein, solange das tatsächlich stimmt.

Der Google-Suchbegriffsbericht zeigt einen Teil der tatsächlich eingegebenen Suchen, nicht nur Ihre eingerichtete Keywordliste. Prüfen Sie den Bericht zusammen mit den Rückmeldungen aus Ihrem Aufnahmebüro. Nicht jede Suche wird ausgewiesen, und ein Klick auf die Telefonnummer beweist noch kein Gespräch.

Fehlt für einen engen Begriff die Nachfrage, erzeugt mehr Budget keine zusätzlichen Suchenden. Prüfen Sie weitere passende Formulierungen und ergänzen Sie andere Wege, etwa Videos und Kontakte zu Sozialdiensten.

Videos auf Facebook und Instagram: Konkrete Fragen beantworten

Auf Facebook und Instagram begegnen Menschen einem Video auch dann, wenn sie gerade keine WG bei Google suchen. Deshalb muss das Video die Situation und das Angebot zunächst verständlich machen.

Der Wunsch, aus einer WG wieder nach Hause zurückzukehren, verlangt dagegen Inhalte zur häuslichen Versorgung. Wer diesen Wunsch anspricht und anschließend nur freie WG-Zimmer anbietet, verspricht inhaltlich das Falsche.

Die Unterscheidung steckt hier in den Inhalten. Sie bedeutet nicht, dass man im Werbesystem einfach die Zielgruppe „Menschen aktuell in Reha“ auswählen kann. Auf welche Anzeigen Menschen reagieren und welche Anfragen daraus entstehen, müssen Sie anhand der tatsächlichen Kontakte prüfen.

Für Ihre WG heißt das: Fragen Sie im Erstgespräch, aus welcher Situation jemand kommt und was er verändern möchte. Eine Familie, die nach der Reha erstmals einen geeigneten Wohnort sucht, braucht andere Antworten als eine Familie, die bereits eine andere WG kennt. Bewerten Sie die Werbung danach, ob passende Gespräche und Aufnahmen entstehen. Günstige Seitenbesuche reichen dafür nicht.

Drei konkrete Ideen für kurze WG-Videos

Diese drei Videoideen können Sie für Ihren Standort ausarbeiten:

• „Von der Klinik in die WG: Was muss vorher geklärt sein?“ Ihre Aufnahmeverantwortliche erklärt Kontakt, fachliche Prüfung, Kennenlernen und Überleitung. Der nächste Schritt ist ein Gespräch zum konkreten Bedarf.
• „Ein eigenes Zimmer und trotzdem Unterstützung: So sieht der Alltag hier aus.“ Zeigen Sie Raum und Gemeinschaftsbereich. Erklären Sie anhand tatsächlicher Möglichkeiten, wie persönliche Wünsche und Besuche berücksichtigt werden.
• „Eine andere WG kennenlernen: Diese Fragen helfen beim Vergleich.“ Sprechen Sie über Kontaktpersonen, Alltag, Erreichbarkeit für Angehörige und die Vorbereitung eines möglichen Wechsels. Ohne andere Anbieter pauschal schlechtzumachen.

Passt die Anfrage überhaupt zu Ihrer Intensivpflege-WG?

Ein Anruf zum Thema Intensivpflege ist noch keine passende WG-Anfrage. Das klingt selbstverständlich. In der Auswertung wird diese Unterscheidung trotzdem schnell übersprungen: Im Bericht stehen „Anfragen“, und alle erwarten neue Bewohner.

Nehmen wir eine Angehörige, deren Vater bereits in einer WG lebt. Sie sucht einen Dienst, der ihn wieder zu Hause versorgen kann. Für einen Anbieter häuslicher Intensivpflege kann das eine relevante Anfrage sein. Für die Belegung Ihrer WG ist es zunächst die falsche Richtung.

Deshalb würde ich im ersten Gespräch zunächst vier Dinge klären:

• Gewünschte Wohnform: Wird tatsächlich eine Intensivpflege-WG gesucht oder eine Versorgung zu Hause?
• Gewünschter Ort: Kommt der Standort für die betroffene Person und ihre Angehörigen infrage?
• Zeitpunkt: Geht es um eine anstehende Entlassung, einen geplanten Wechsel oder eine erste Orientierung?
• Nächste fachliche Prüfung: Wer kann mit der zuständigen Pflegefachperson klären, ob der konkrete Versorgungsbedarf zu Ihrem Angebot passt?

Die medizinischen Voraussetzungen lassen sich nicht aus einem Werbekontakt ableiten. Die AKI-Richtlinie knüpft außerklinische Intensivpflege an einen besonders hohen Bedarf an medizinischer Behandlungspflege. Eine Diagnose oder ein hoher Pflegegrad allein ersetzt die individuelle fachliche Prüfung nicht.

Genauso wichtig ist der Wunsch der betroffenen Person. Eine WG muss zu ihrem Leben passen. Eine fachlich mögliche Versorgung, die der Mensch nicht möchte, ist kein Vertriebsproblem, das Sie mit genügend Nachdruck lösen sollten.

Aus einer 1:1-Anfrage kann Interesse an einer WG entstehen

Wenn Sie sowohl häusliche Intensivpflege als auch WGs anbieten, muss nicht jede Anfrage schon die passende Wohnform nennen. Manche Menschen kennen die Alternative schlicht nicht. Fragen Sie deshalb zuerst, was ihnen am eigenen Zuhause besonders wichtig ist und welche Fragen noch offen sind.

So könnten Sie das Gespräch öffnen: „Sie suchen zunächst eine Versorgung zu Hause. Wir prüfen mit Ihnen, was dafür möglich sein muss. Möchten Sie zusätzlich sehen, wie das Wohnen in unserer WG aussieht, damit Sie die Möglichkeiten vergleichen können?“

Bei Interesse erklären Sie konkret: Wo liegt die WG? Wie sieht das eigene Zimmer aus? Welche persönlichen Dinge können mitkommen? Wie werden Besuche und Alltag organisiert? Welche Kosten sind zu klären? Zeigen Sie anschließend den Rundgang oder vereinbaren Sie eine Besichtigung.

Überzeugen heißt hier, eine unbekannte Möglichkeit verständlich zu machen. Nicht, häusliche Versorgung schlechtzureden, weil bei Ihnen gerade ein Zimmer leer steht. Ein klares Nein zur WG bleibt ein Nein. Auch eine vermeintliche Übergangslösung dürfen Sie nicht zusagen, ohne die Voraussetzungen und die weitere Perspektive geklärt zu haben.

Der Wunsch der betroffenen Person ist auch rechtlich relevant: § 37c Absatz 2 SGB V verlangt, berechtigten Wünschen zum Leistungsort zu entsprechen und die Sicherstellung der Versorgung dort zu prüfen. Eine WG ist deshalb eine zu besprechende Möglichkeit, kein Ersatz für die Prüfung einer gewünschten Versorgung zu Hause.

In Ihrer Auswertung bleiben ursprünglicher Wunsch und später besprochene Alternative getrennt. Erst wenn die Person die WG tatsächlich in Betracht zieht, ist daraus eine WG-Anfrage geworden.

Vom Erstkontakt bis zum Einzug: Wer übernimmt den nächsten Schritt?

Wenn eine Anfrage grundsätzlich passt, beginnt die eigentliche Arbeit. Ich würde diesen Weg in fünf Schritte aufteilen. Sie brauchen dafür keine komplizierte Software. Sie brauchen eine klare Zuständigkeit und einen nachvollziehbaren Stand.

1. Die Anfrage kommt bei der richtigen Person an

Ein Kontaktformular ist nur der Eingang. Entscheidend ist, ob die Anfrage die Person erreicht, die Aufnahmen besprechen kann. Prüfen Sie das auch bei Telefonanrufen: Wer nimmt ab? Was passiert außerhalb der besetzten Zeiten? Wer übernimmt bei Urlaub oder Krankheit?

„Das müsste im allgemeinen Postfach liegen“ ist keine Zuständigkeit. Legen Sie eine verantwortliche Person und eine Vertretung fest. Die Familie sollte außerdem wissen, wann und von wem sie eine Rückmeldung erhält. Versprechen Sie dabei nur Zeiten, die Ihr Team tatsächlich einhalten kann.

2. Im Erstgespräch wird aus dem Kontakt ein konkreter Vorgang

Klären Sie Wohnform, Standort und Zeitbedarf. Wenn die Person noch in einer Klinik oder Reha ist, gehört auch der zuständige Ansprechpartner für die weitere Abstimmung dazu. Am Gesprächsende muss klar sein: Was fehlt noch, wer beschafft es und wann sprechen wir wieder?

Eine mögliche Formulierung wäre: „Unsere Kollegin für die Aufnahme stimmt mit Ihnen ab, welche Unterlagen wir benötigen und wie diese übermittelt werden. Danach können wir die Versorgung fachlich prüfen. Ihren nächsten Rückruf vereinbaren wir jetzt.“

Das gibt Orientierung. „Schicken Sie uns erst einmal alles“ tut das nicht.

Für die Übergabe an die Aufnahmeverantwortliche reichen als erste Orientierung fünf Angaben: Herkunft der Anfrage, gewünschte Wohnform, gewünschter Ort, Zeitrahmen und vereinbarter Rückruf. Medizinische Details gehören in die fachliche Abstimmung. An die Werbebetreuung geht zurück, ob die Anfrage grundsätzlich passte und welcher bekannte Grund den weiteren Verlauf erklärt, ohne unnötige Gesundheitsdaten weiterzugeben.

3. Die fachliche Prüfung bekommt ein Ergebnis

Die zuständigen Fachpersonen prüfen, ob die Versorgung möglich ist und was dafür noch geklärt werden muss. Für Ihre Übersicht brauchen Sie anschließend einen verständlichen Stand: möglich, noch offen oder aktuell nicht möglich. Bei „offen“ gehört die fehlende Voraussetzung dazu.

„Wir prüfen noch“ darf kein Dauerzustand ohne Verantwortlichen werden. Fehlen Unterlagen, eine Rückmeldung oder eine personelle Voraussetzung, muss genau das im Vorgang stehen. Eine begründete Absage ist ebenfalls ein Ergebnis. Sie sollte nur nicht in derselben Schublade landen wie eine vergessene Rückmeldung.

Falls für die Prüfung erforderlich, stimmt die zuständige Fachkraft einen Termin in der Klinik oder Reha ab. Eine solche pflegerische Einschätzung ersetzt weder die ärztliche Verordnung noch die Entscheidung der Krankenkasse.

4. Die betroffene Person und ihre Angehörigen können sich ein Bild machen

Die Versorgung kann fachlich passen und die Entscheidung trotzdem offenbleiben. Vielleicht kennt die Familie Ihre WG bisher nur von zwei Zimmerfotos. Vielleicht ist unklar, wie Besuche funktionieren oder welche Kosten entstehen.

Bieten Sie einen passenden Weg zum Kennenlernen an. Das kann ein Besuch der Angehörigen, ein Gespräch mit den Verantwortlichen oder zunächst ein Videorundgang sein. Welche Beteiligung für die betroffene Person möglich und gewünscht ist, muss individuell berücksichtigt werden.

Fragen Sie konkret: „Was müssen Sie noch wissen, um unsere WG beurteilen zu können?“ Dann erfahren Sie mehr als mit einem wiederholten „Haben Sie sich schon entschieden?“

5. Aus einer Entscheidung wird eine vorbereitete Aufnahme

Ein grundsätzliches Ja ist noch kein Einzug. Die Überleitung, also der organisierte Wechsel aus der bisherigen Versorgung in die WG, muss vorbereitet werden. Dazu können unter anderem die Abstimmung mit der Klinik, Verordnungen und Kostenklärung, Hilfsmittel sowie ein abgestimmter Aufnahmetermin gehören.

Vor der Aufnahme müssen auch die Schritte außerhalb Ihres Teams geklärt sein: Wer kümmert sich um die ärztliche AKI-Verordnung, die Abstimmung mit der Krankenkasse und gegebenenfalls die Begutachtung durch den Medizinischen Dienst? § 37c SGB V regelt diese Zuständigkeiten. Der Wunsch der Familie und Ihre Zusage allein schließen den Vorgang nicht ab.

Bei beatmeten oder trachealkanülierten Menschen ist außerdem zu klären, ob eine Potenzialerhebung erforderlich ist. Dabei wird geprüft, ob eine Entwöhnung von der Beatmung oder eine Entfernung der Trachealkanüle möglich ist. Es bestehen Ausnahmen, unter anderem für bestimmte bereits vor Juli 2025 versorgte Menschen. Welche Regel im Einzelfall gilt, klären die zuständigen Ärztinnen und Ärzte anhand der aktuellen AKI-Regeln des G-BA.

Der Gemeinsame Bundesausschuss beschreibt AKI als individuell abzustimmendes Leistungsangebot, an dem mehrere Berufsgruppen beteiligt sind. Ihr Marketing ersetzt diese Zusammenarbeit nicht. Es sollte aber sauber an sie übergeben.

Offene Anfragen: Antworten nachreichen statt nur nachhaken

„Wir melden uns“ ist noch kein vereinbarter nächster Schritt. Fragen Sie am Ende des Gesprächs, was die Entscheidung gerade aufhält, und halten Sie genau das fest.

• Die WG ist noch zu abstrakt: Schicken Sie nach Absprache den Rundgang und bieten Sie einen persönlichen Termin an.
• Die Familie muss sich abstimmen: Geben Sie eine kurze Zusammenfassung mit Kontaktperson und den noch offenen Fragen weiter. Vereinbaren Sie, wann Sie wieder sprechen.
• Kosten oder Unterlagen sind ungeklärt: Benennen Sie die zuständige Person und die konkret fehlende Information.
• Der Standort passt nicht: Klären Sie, ob ein anderer eigener Standort infrage kommt. Versuchen Sie nicht, die Entfernung mit schöneren Werbetexten wegzudiskutieren.

Das ist auch für frühere Anfragen sinnvoll, bei denen ein späterer Rückruf vereinbart war. Prüfen Sie zuerst, ob die Suche noch aktuell ist. Eine alte Telefonnummer ist kein Auftrag für endlose Werbeanrufe.

So sehen Sie, wo Anfragen hängen bleiben

Eine Angehörige füllt Ihr Formular aus. Am nächsten Tag ruft sie an. Später meldet sich der Sozialdienst wegen derselben Person. Das können drei Kontakte sein, aber nur ein angefragter Versorgungsfall.

Für eine brauchbare Auswertung würde ich diese Angaben erfassen:

• Eingang der ersten Anfrage und nachvollziehbare Herkunft, soweit bekannt.
• Gewünschter Standort und gewünschte Versorgungsform.
• Verantwortliche Person und Zeitpunkt der ersten persönlichen Rückmeldung.
• Aktueller Stand, offene Voraussetzung und vereinbarter nächster Schritt.
• Ergebnis: tatsächlich aufgenommen, abgesagt oder weiterhin offen.
• Bei einer Absage: der konkrete bekannte Grund.

Mögliche Gründe sind zum Beispiel fehlende personelle Aufnahmefähigkeit, eine fachlich nicht passende Versorgung, ein anderer gewünschter Wohnort, ein nicht passender Zeitpunkt oder die Entscheidung für einen anderen Anbieter. Wenn Sie den Grund nicht kennen, schreiben Sie „unbekannt“. „Kein Interesse“ ist keine saubere Erklärung, wenn niemand nachgefragt hat.

Die Auswertung bestimmt die Maßnahme: Viele Anfragen für häusliche Versorgung sprechen für eine unklare WG-Ansprache. Ausbleibende Rückrufe verlangen einen besseren Kontaktprozess. Passt der Versorgungsbedarf nicht zum Angebot der WG, braucht es eine fachliche Klärung. Offene Kostenfragen brauchen die zuständige Beratung.

Und wenn passende Anfragen fachlich geklärt sind, aber nach dem Kennenlernen nicht weitergehen? Dann sollten Sie sich die Rückmeldungen zu Standort, Wohnen und Versorgung ansehen. Noch mehr Anfragen würden dieselben ungeklärten Fragen nur häufiger auf den Tisch bringen.

Eine Anfrage von Ende September kann erst im Oktober zur Aufnahme führen. Teilen Sie einfach die Oktober-Aufnahmen durch die Oktober-Anfragen, vermischen Sie womöglich unterschiedliche Menschen und unterschiedliche Abläufe.

Gerade bei wenigen Anfragen würde ich jeden Fall einzeln durchgehen. Eine einzelne Entscheidung kann eine Prozentzahl stark verändern. Für Ihre nächste Maßnahme ist der konkrete Grund meist hilfreicher als eine beeindruckend aussehende Quote.

Häufige Fragen zur Auslastung einer Intensivpflege-WG

Quellen zum Weiterlesen

G-BA: Außerklinische Intensivpflege-Richtlinie.

G-BA: Voraussetzungen und Koordination der außerklinischen Intensivpflege.

Klingshirn et al. (2022): Comparing the quality of care for long-term ventilated individuals at home versus in shared living communities. BMC Nursing 21, 224. Primärstudie zur Versorgung, kein Nachweis für Werbewirkung.

Google Ads-Hilfe: Bericht zu Suchbegriffen.

• § 37c SGB V: Anspruch, Leistungsort und Zuzahlung bei außerklinischer Intensivpflege.
• § 132l SGB V: Versorgung und veröffentlichte Leistungserbringerlisten.
• Aircare: Bettenkoordination und Ablauf der Patientenübernahme.