Für die Versorgung zulasten der Pflegeversicherung benötigt Ihr ambulanter Pflegedienst einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI. Wollen Sie auch häusliche Krankenpflege anbieten, kommen die Verträge nach § 132a SGB V hinzu. Eine Gewerbeanmeldung oder ein Institutionskennzeichen ersetzt diese Verträge nicht.
Beginnen Sie mit dem geplanten Leistungsangebot und der zuständigen Stelle in Ihrem Bundesland. Erst dann wissen Sie, welche Unterlagen und personellen Voraussetzungen Sie nachweisen müssen. Dieser Artikel erklärt den Zulassungsweg. Die übrigen Entscheidungen zu Finanzierung, Rechtsform und Aufbau finden Sie unter ambulanten Pflegedienst gründen.
Welche Verträge braucht Ihr Pflegedienst?
Für Pflegeversicherungsleistungen brauchen Sie den Vertrag nach § 72 SGB XI, für häusliche Krankenpflege den passenden SGB-V-Vertrag und für AKI den eigenen Vertrag nach § 132l SGB V. Ordnen Sie deshalb jede geplante Leistung dem passenden Vertrag zu. Der Name „Pflegedienst“ allein sagt noch nicht, welche Leistungen vereinbart sind.
Pflegeversicherung: § 72 SGB XI
Der Versorgungsvertrag legt den Versorgungsauftrag fest. Mit seinem Abschluss wird die Einrichtung für die Vertragsdauer zur pflegerischen Versorgung der Versicherten zugelassen. Die Vergütung ambulanter Leistungen richtet sich nach einer gesonderten Vereinbarung gemäß § 89 SGB XI.
Erfüllt die Einrichtung die Voraussetzungen, besteht nach § 72 Absatz 3 Satz 1 SGB XI ein Anspruch auf Vertragsabschluss, solange die Voraussetzungen vorliegen. Eine Bedarfsprüfung sieht die Vorschrift für den ambulanten Dienst nicht vor. Im Vertrag wird nach Satz 3 der Einzugsbereich festgelegt. Er muss zur ressourcenschonenden, effizienten Versorgung und damit auch zu Ihrer Tourenplanung passen.
Häusliche Krankenpflege: § 132a SGB V
Hier geht es um die Versorgung mit häuslicher Krankenpflege, ihre Preise und Abrechnung sowie weitere Vertragsanforderungen. Ein SGB-XI-Vertrag allein deckt diesen Bereich nicht ab. Prüfen Sie den für Ihren Dienst vorgesehenen Vertrag und die zugrunde liegenden Rahmenempfehlungen.
Außerklinische Intensivpflege: § 132l SGB V
Diese Versorgung hat einen eigenen Vertragsweg und besondere Anforderungen an Qualifikation und Organisation. Die rechtliche Grundlage ist § 132l SGB V. Sie lässt sich nicht durch eine allgemeine Zulassung zur häuslichen Krankenpflege ersetzen.
Bei wem beantragen Sie die Zulassung?
Reichen Sie den Antrag beim zuständigen Landesverband der Pflegekassen beziehungsweise bei der für Ihren Standort federführenden Kasse ein. Regional kann eine Stelle sowohl SGB XI als auch häusliche Krankenpflege bearbeiten. Entscheidend ist der veröffentlichte Antragsweg für Ihr Bundesland und Leistungsangebot.
Fragen Sie zuerst nach dem aktuellen Antragsweg für Ihren Standort und Ihr Leistungsangebot. Nennen Sie dabei Rechtsform, vorgesehenen Sitz, Versorgungsgebiet, Leistungsbereiche und geplanten Start. Bitten Sie um die vollständige Unterlagenliste und klären Sie, welche Nachweise schon beim Antrag vorliegen müssen.
- Bayern: Die AOK Bayern bearbeitet die Zulassung für die ARGE der Pflegekassen; die Landesunterlagen enthalten einen gemeinsamen Strukturerhebungsbogen für SGB XI und SGB V.
- Thüringen: Seit dem 1. Juni 2026 bearbeitet die AOK PLUS zulassungsrelevante Anliegen ambulanter Pflegedienste.
- Bremen: Der Antrag kann bei einem Landesverband der Pflegekassen eingereicht werden, beispielsweise bei der vdek-Landesvertretung Bremen.
Welche Voraussetzungen werden geprüft?
Für einen Vertrag nach § 72 SGB XI muss der Pflegedienst die Anforderungen an Pflegeeinrichtungen erfüllen, eine leistungsfähige und wirtschaftliche Versorgung gewährleisten sowie die Anforderungen an Entlohnung, Qualitätsmanagement und Qualitätsprüfungen beachten. Die Einzelheiten ergeben sich aus Gesetz und den einschlägigen Vereinbarungen.
Die verantwortliche Pflegefachperson ist nach § 71 SGB XI zu qualifizieren. Daneben müssen Personal und Vertretung für das tatsächliche Angebot ausreichen. Die konkreten regionalen Personalvorgaben bestimmen, welche Besetzung Sie bereits für den Vertragsabschluss nachweisen müssen.
Prüfen Sie außerdem Geschäftsräume, Erreichbarkeit, Mobilität, Versicherungen, Hygiene, Dokumentation und die vorgesehenen Abläufe anhand der konkreten Unterlagenliste. Die regionale Anforderung kann genauer sein als die allgemeine gesetzliche Beschreibung. Landesrecht und vertragliche Vorgaben sind je nach Bundesland verschieden.
Besonders wichtig ist die Übereinstimmung der Unterlagen. Wenn das Pflegekonzept eine bestimmte Erreichbarkeit verspricht, muss jemand dafür vorgesehen sein. Wenn Sie ein großes Gebiet angeben, müssen Personal und Tourenplanung diese Wege ermöglichen. Ein Qualitätsmanagement-Handbuch ist kein Nachweis, dass der beschriebene Ablauf im Betrieb schon organisiert ist.
Was unterscheidet Bayern und Thüringen konkret?
Das bayerische Merkblatt vom 1. August 2024 nennt für einen zweijährig befristeten Vertrag zwei Vollzeitpflegekräfte. Für einen unbefristeten Vertrag nennt es zwei Vollzeitpflegefachkräfte und eine weitere geeignete Vollzeitkraft. Hinzu kommen die gesonderten Qualifikationsanforderungen an Leitung und Vertretung. Die Thüringer Landesinformation nennt drei dauerhaft beschäftigte Pflegefachkräfte in Vollzeit, darunter PDL und Stellvertretung.
Diese Beispiele zeigen, warum „Drei Mitarbeiter reichen“ keine vollständige Antwort ist. Köpfe, Stellenumfang und Qualifikation sind verschiedene Größen. Drei Teilzeitkräfte ergeben nicht automatisch drei Vollzeitstellen. Halten Sie in Ihrer Personalübersicht für jede Person Beruf, Funktion, Wochenstunden und Beschäftigungsbeginn fest. Vergleichen Sie anschließend jede Anforderung mit der tatsächlichen Besetzung. Die Vorgaben für Ihren Standort erhalten Sie mit dem aktuellen Landesvertrag und den dazugehörigen Zulassungsunterlagen.
Welche Unterlagen sollten Sie vorbereiten?
Sie benötigen insbesondere Trägernachweise, Strukturerhebung, Qualifikationen, Personalübersicht, Konzepte und die geforderten Betriebsnachweise. Haken Sie die folgende Arbeitsliste ab und ergänzen Sie die Positionen aus dem aktuellen Formular Ihrer Vertragsstelle.
Führen Sie eine gemeinsame Unterlagenliste mit vier Angaben je Dokument: zuständige Person, vorhandene Fassung, offene Frage und Abgabetermin. „Zeugnis liegt vor“ reicht nicht, wenn das Zeugnis den benötigten Tätigkeitsumfang nicht erkennen lässt. Markieren Sie solche Lücken vor dem Einreichen.
So wird aus der Checkliste eine vollständige Antragsmappe
Nummerieren Sie die Anlagen nach der Reihenfolge des Strukturerhebungsbogens. Schreiben Sie auf Ihr Deckblatt den rechtlichen Trägernamen, den vorgesehenen Dienstnamen, den Standort und einen verlässlichen Kontakt. Abweichende Schreibweisen erschweren die Zuordnung, etwa wenn der Mietvertrag auf eine andere Gesellschaft lautet als der Antrag. Erklären Sie solche Abweichungen mit dem passenden Nachweis.
Für jede Pflegefachkraft legen Sie Berufsurkunde, relevante Tätigkeitsnachweise und den Nachweis des geplanten Beschäftigungsumfangs zusammen ab. Eine Bescheinigung mit nur dem Satz „war bei uns beschäftigt“ belegt weder Tätigkeitsbereich noch Wochenstunden. Fordern Sie eine Ergänzung an, bevor die Vertragsstelle dieselbe Lücke entdeckt. Für die Leitung kommen die geforderten Weiterbildungsnachweise hinzu.
Beim Konzept beantworten Sie konkrete Betriebsfragen: Wer nimmt eine Anfrage an? Wer entscheidet über die fachliche Machbarkeit? Wie erreicht ein Patient den Dienst? Wer übernimmt bei Ausfall? Wo wird die Leistung dokumentiert? Ein langes Musterhandbuch ist wenig wert, wenn die benannten Funktionen im tatsächlichen Team nicht besetzt sind.
Geben Sie Nachreichungen einen eindeutigen Betreff mit Träger, Standort und vorhandener Vorgangsnummer. Nennen Sie, welche Anlage ersetzt wird und welchen offenen Punkt sie beantwortet. Führen Sie nur eine aktuelle Version der Antragsübersicht. So vermeiden Sie, dass unterschiedliche Personalstände oder veraltete Qualifikationsnachweise parallel im Verfahren liegen.
Gesprächsleitfaden für die Vertragsstelle
Wir planen einen ambulanten Pflegedienst in [Ort] mit den Leistungen [SGB XI / HKP / weitere]. Der Träger ist [Name, Rechtsform], der gewünschte Beginn [Datum]. Bitte teilen Sie uns mit:
- Welche Stelle bearbeitet die jeweiligen Vertragsbereiche für diesen Standort?
- Welche aktuellen Formulare, Anlagen und Vertragsfassungen gelten?
- Welche Beschäftigungsumfänge und Qualifikationen brauchen PDL, Stellvertretung und weiteres Personal?
- Welche Nachweise müssen bereits beim Einreichen vollständig sein?
- Welche Bearbeitungsdauer gilt derzeit für vollständige Neuanträge?
- Wie werden Vergütung und Abrechnungsbeginn vereinbart?
- Wie sollen wir Änderungen während der Antragstellung übermitteln?
Notieren Sie Antwort, Datum und Ansprechpartner neben jeder Frage. Aus einer telefonischen Orientierung wird erst dann eine belastbare Arbeitsgrundlage, wenn die zugehörigen Formulare oder Vertragsstellen eindeutig benannt sind. Mein Rat: Bearbeiten Sie zunächst die personalbezogenen Voraussetzungen. Fehlende Fachkräfte lassen sich meist nicht so kurzfristig organisieren wie eine ergänzende Anlage.
Wie läuft die Zulassung Schritt für Schritt?
Sie legen zuerst Angebot und Vertragsweg fest, schließen die fachlichen und betrieblichen Lücken, reichen vollständige Unterlagen ein und stimmen danach Vertragsbeginn, Vergütung und Betriebsstart aufeinander ab. Die folgende Reihenfolge verhindert, dass Zusagen weiter sind als Ihre tatsächlichen Voraussetzungen.
- Angebot abgrenzen: festlegen, welche Leistungen Sie in welchem Gebiet erbringen wollen und welche Vertragswege dazugehören.
- Aktuelle Anforderungen abrufen: zuständige Stellen und Unterlagen für genau dieses Vorhaben bestimmen.
- Offene Voraussetzungen schließen: Leitung, Personal, Räume und Organisation anhand der Anforderungen vorbereiten. Finanzielle Verpflichtungen und Starttermine dabei abstimmen.
- Unterlagen gegenlesen: Identität, Leistungsangebot, Personalbeginn und Konzepte auf Widersprüche prüfen.
- Antrag einreichen: Eingangsbestätigung und Nachforderungen nachvollziehbar ablegen. Nachreichungen mit eindeutigem Bezug versenden.
- Vertragsinhalt und Vergütung prüfen: Leistungsumfang, Beginn, Pflichten und Abrechnungsregeln mit dem geplanten Betrieb abgleichen und offene Punkte schriftlich mit der Vertragsstelle klären.
- Betriebsstart gesondert freigeben: erst dann verbindlich planen, wenn die erforderlichen Verträge und praktischen Voraussetzungen geklärt sind.
Nehmen wir eine Gründung, bei der die vorgesehene PDL erst später anfangen kann. Dann genügt es nicht, den Namen bereits in den Antrag einzutragen. Personalbeginn, vorgesehener Vertragsbeginn und Versorgungskonzept müssen zusammenpassen. Klären Sie die Abweichung, bevor Patienten und Mitarbeitende mit einem ungesicherten Startdatum planen.
Wie lange dauert die Zulassung?
Etwa sechs bis acht Wochen nennt der bayerische Strukturerhebungsbogen als erfahrungsgemäße Bearbeitungsdauer; für den Vertragsabschluss müssen alle Voraussetzungen vollständig nachgewiesen sein. Bremen empfiehlt etwa drei Monate Vorlauf vor der geplanten Eröffnung. Die erste Zahl beschreibt eine Bearbeitungserfahrung, die zweite einen empfohlenen Einreichungszeitpunkt. Planen Sie die Beschaffung fehlender Qualifikationen, Personalnachweise und Unterlagen zusätzlich davor ein.
In Bayern setzt die Vertragsausfertigung voraus, dass alle Voraussetzungen vorliegen und nachgewiesen sind. Der Hinweis schließt eine rückwirkende Vertragsausfertigung und Kostenübernahme aus. Auch Bremen nennt vollständige Unterlagen als Voraussetzung für die Zulassung. Aus einer Eingangsbestätigung können Sie deshalb keinen sicheren ersten Abrechnungstag ableiten.
Arbeitsplan vom gewünschten Start rückwärts
Der folgende Zwölf-Wochen-Plan ist ein Organisationsbeispiel, keine behördliche Frist. Er setzt voraus, dass Leitung und weitere benötigte Fachkräfte schon qualifiziert sind. Eine noch nicht absolvierte Weiterbildung verlängert den Vorlauf erheblich.
| Zeitfenster | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Mehr als 12 Wochen vorher | Leistungsangebot, Personal, Finanzierung und Räume festlegen; regionale Anforderungen abrufen. | Offene Voraussetzungen sind benannt und terminiert. |
| Etwa 12 Wochen vorher | Vollständigen Antrag mit Anlagen einreichen, sofern die Vertragsstelle diesen Vorlauf vorsieht. | Eingang und zuständige Bearbeitung sind dokumentiert. |
| Während der Bearbeitung | Nachforderungen beantworten, Ersatznachweise zuordnen, Änderungen am Personal melden. | Eine aktuelle, widerspruchsfreie Fassung liegt vor. |
| Nach positiver Vertragsklärung | Leistungsumfang, Vertragsbeginn, Vergütung und Abrechnung konkret zuordnen. | Die zulässigen Leistungen und ihr Beginn stehen fest. |
| Unmittelbar vor dem Start | Dienstplan, Erreichbarkeit, Dokumentation und erste Aufnahmen intern durchgehen. | Das Team kann die zugesagten Versorgungen tatsächlich übernehmen. |
Die für Ihr Land passenden Zeitangaben finden Sie bei der federführenden Vertragsstelle beziehungsweise auf der Landesseite der Pflegekassen. Fragen Sie nach dem gegenwärtigen Bearbeitungsstand für vollständige Neuanträge. Nennen Sie zusätzlich Ihre noch offenen Unterlagen. Nur so erhalten Sie eine Auskunft, die sich auf Ihren tatsächlichen Vorbereitungsstand bezieht.
Was kostet eine Verzögerung im Beispiel?
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Vor dem ersten Versorgungstag fallen monatlich 18.000 Euro Personalzahlungen und 2.000 Euro sonstige feste Zahlungen an. Verschiebt sich der Start um zwei volle Monate und entfallen sämtliche Einzahlungen in dieser Zeit, brauchen Sie dafür 40.000 Euro zusätzliche Überbrückung. Die Rechnung lautet zweimal 20.000 Euro. Es handelt sich um eine Planannahme, nicht um eine typische Kostenhöhe.
Verschieben sich zugleich die Beschäftigungsbeginne wirksam und entstehen dadurch nur die angenommenen 2.000 Euro sonstigen Zahlungen pro Monat, wären es stattdessen 4.000 Euro. Welche Verpflichtungen bereits bestehen, entscheidet also über die Finanzierungslücke. Schreiben Sie Personalbeginn, Mietbeginn und erwarteten Zahlungseingang getrennt auf. Verrechnen Sie den Engpass nicht mit einem erst später erwarteten Jahresgewinn.
Welche Gründe können den Vertragsabschluss verhindern?
Fehlende fachliche Voraussetzungen, eine nicht gesicherte Versorgung oder nicht erfüllte Entlohnungs- und Qualitätsanforderungen können einem SGB-XI-Vertrag entgegenstehen. Das folgt aus den Voraussetzungen in § 72 Absatz 3 SGB XI. Die folgende Zuordnung beschreibt rechtliche Hindernisse, keine statistische Rangliste häufiger Ablehnungen.
Gegen die Ablehnung des Versorgungsvertrags ist nach § 73 Absatz 2 SGB XI eine Klage vor dem Sozialgericht möglich. Ein Vorverfahren findet nicht statt; die Klage hat keine aufschiebende Wirkung. Eine Klage ersetzt somit keinen wirksamen Vertrag für den geplanten Betriebsstart.
| Hindernis | Grundlage | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Leitung erfüllt die Anforderungen nicht | § 71 Absatz 3 und § 72 Absatz 3 SGB XI. | Fehlenden Qualifikationsnachweis ergänzen oder eine geeignete Leitung besetzen. |
| Leistungsfähige Versorgung nicht gesichert | § 72 Absatz 3 SGB XI. | Personal, Gebiet und zugesagte Leistungen nachvollziehbar aufeinander abstimmen. |
| Entlohnungsvoraussetzungen fehlen | § 72 Absätze 3a und 3b SGB XI. | Die zutreffende tarifliche oder gesetzlich vorgesehene Entlohnungsgrundlage dokumentieren. |
| Qualitätsanforderungen nicht erfüllt | § 72 Absatz 3 SGB XI. | Qualitätsmanagement und Mitwirkung an Qualitätsprüfungen verbindlich organisieren. |
| Unterlagen unvollständig | Die genannten Landesunterlagen aus Bayern und Bremen verlangen vollständige Nachweise. | Die konkrete Nachforderung mit zugeordneten Anlagen beantworten. |
Eine Nachforderung ist noch keine Ablehnung. Sie sagt zunächst, welcher Nachweis fehlt oder welche Angabe unklar ist. Bei einer negativen Entscheidung lesen Sie die konkrete Begründung und die gegebenenfalls beigefügte Rechtsbehelfsbelehrung. Trennen Sie einen behebbaren Dokumentationsmangel von einer tatsächlich nicht erfüllten Voraussetzung. Ein erneut eingereichtes, unverändertes Formular löst eine fehlende Qualifikation nicht.
Was muss vor den ersten Anfragen funktionieren?
Vor den ersten Anfragen müssen Erreichbarkeit, fachliche Entscheidung, Rückmeldung und Dokumentation organisiert sein. Ihre öffentliche Darstellung muss zum tatsächlichen Stand passen. Beschreiben Sie Leistungen und Gebiet klar. Solange ein Start noch von offenen Voraussetzungen abhängt, darf eine unverbindliche Anfrage nicht wie eine garantierte Aufnahme behandelt werden.
Legen Sie fest, wer telefonische und digitale Anfragen sichtet, die fachliche Prüfung übernimmt und Rückmeldung gibt. Auf der Website sollten Angehörige den richtigen Kontaktweg finden. Bewerbungen brauchen einen gesonderten Weg und eine zuständige Person.
Wolfram Digital unterstützt bei der Website für Ihren Pflegedienst, der Patientengewinnung und der Mitarbeitergewinnung. Die Vertragsstelle bearbeitet die Zulassung; Ihre Leitung organisiert die tatsächliche Versorgung. Eine Kampagne kann einen fehlenden Versorgungsvertrag nicht ausgleichen.
Testen Sie den Ablauf mit einem Testfall: Eine Angehörige fragt morgens nach Unterstützung ab der folgenden Woche. Wer nimmt die Kontaktdaten auf, wer klärt Leistung und Gebiet, und wer meldet sich zurück? Halten Sie die Frage bis zur Entscheidung sichtbar fest. Eine Anfrage darf nicht verschwinden, weil sie zunächst bei der Geschäftsführung und später bei der PDL liegt.
Für den ersten tatsächlichen Versorgungstag braucht das Team denselben Informationsstand. Dazu gehören vereinbarte Leistungen, Besuchszeiten, Ansprechpartner, benötigte Unterlagen und die zuständige Vertretung. Trennen Sie die interne Bereitschaft vom Vertragsbeginn: Ein technisch eingerichtetes Abrechnungsprogramm schafft noch keine Berechtigung für Leistungen vor dem vereinbarten Beginn.
Häufige Fragen zur Zulassung eines Pflegedienstes
Ist der Versorgungsvertrag die Zulassung?
Für SGB XI ja: Nach § 72 Absatz 4 wird die Einrichtung mit Abschluss des Versorgungsvertrags für dessen Dauer zur Versorgung der Versicherten zugelassen. Weitere Leistungsbereiche sind gesondert zu betrachten.
Reicht eine IK-Nummer aus?
Nein. Das Institutionskennzeichen dient der Zuordnung im Abrechnungsverkehr. Es ersetzt weder den Versorgungsvertrag noch die fachlichen und organisatorischen Voraussetzungen.
Brauche ich SGB V und SGB XI?
Ja, wenn Sie beide Leistungsbereiche anbieten möchten. Wenn Sie sowohl Leistungen der Pflegeversicherung als auch häusliche Krankenpflege erbringen wollen, müssen beide Vertragsbereiche passend abgedeckt sein. Planen Sie nicht anhand des Firmennamens, sondern anhand der konkreten Leistungen.
Kann ich die Unterlagen eines anderen Bundeslandes verwenden?
Als Orientierung, nicht als verbindlichen Antrag. Fordern Sie die aktuellen Formulare und Anforderungen für Ihren Standort an. Zuständigkeiten, Personalvorgaben und Vertragsdetails können sich unterscheiden.
Wie viele Mitarbeitende sind vorgeschrieben?
Eine bundesweit einheitliche Zahl gibt es nicht. Thüringen verlangt drei Pflegefachkräfte in Vollzeit einschließlich Leitung und Vertretung. Bayern nennt für den unbefristeten Vertrag zwei Vollzeitpflegefachkräfte und eine weitere geeignete Vollzeitkraft; für einen zweijährig befristeten Vertrag gelten die oben erläuterten abweichenden Vorgaben. Zusätzlich muss das Team die tatsächlich geplanten Einsätze abdecken.
Was passiert nach der Zulassung?
Die Voraussetzungen und Vertragspflichten müssen auch im Betrieb eingehalten werden. Organisieren Sie Qualitätsmanagement, Nachweise und die Anzeige relevanter Änderungen. Übernehmen Sie die Meldepflichten für Änderungen, etwa bei Leitung oder Träger, mit Zuständigkeit und Termin in Ihre Betriebsorganisation.
Quellen und rechtliche Grundlagen
Quellenstand: 12. November 2026. Lassen Sie die individuelle Vertrags- und Rechtsgestaltung Ihres Betriebs fachkundig prüfen.
- § 72 SGB XI
- § 132a SGB V
- § 89 SGB XI
- § 132l SGB V
- AOK Bayern bearbeitet die Zulassung für die ARGE der Pflegekassen
- AOK PLUS zulassungsrelevante Anliegen ambulanter Pflegedienste
- vdek-Landesvertretung Bremen
- § 71 SGB XI
- bayerische Merkblatt vom 1. August 2024
- bayerische Strukturerhebungsbogen
- § 73 Absatz 2 SGB XI
